Inbox Zero en poques paraules significa que al final del dia a què es va atendre tots els missatges de la safata d'entrada de correu electrònic que era important i després es va suprimir o traslladar a una carpeta d'arxiu.
Si comproveu el correu electrònic força regularment durant el dia, ja sigui des del vostre ordinador, ordinador de treball o telèfon intel·ligent, podeu utilitzar el correu electrònic com a simple recordatori de tasques; com es fa és molt fàcil.
Pas 1: Sempre que tingueu pendent fer-ho, escriviu i envieu-vos un correu electrònic. Probablement ni tan sols heu d'introduir res al cos del missatge i només heu d'utilitzar la línia de l'assumpte per llistar la tasca que cal fer.
Pas 2: quan s'acabi aquesta tasca, suprimiu el correu electrònic.
Això és. No cal que us enganxeu amb una aplicació de calendari / planificador ni poseu la llista de tasques en un altre lloc on probablement us n’oblideu. Només cal enviar un correu electrònic i funciona molt bé.
Important: només funciona si manteniu la safata d'entrada "neta" de forma habitual.
Si ara mateix teniu un munt de missatges a la safata d'entrada i els deixeu allà mateix, el mètode Inbox Zero no us funcionarà. Abans de començar a enviar-vos per correu electrònic els recordatoris de tasques per fer coses, primer haureu de traslladar tot el vostre correu electrònic a una altra carpeta.
A Gmail això és fàcil perquè hi ha la funció "Arxivar", però en altres sistemes de correu com Hotmail i Yahoo! Primer, haurà de crear una carpeta i, a continuació, traslladar-hi tot el correu. Afortunadament això és molt fàcil.
Creeu una carpeta anomenada Desat o Arxivat , i seleccioneu tots els missatges antics de missatgeria i traslladeu-la allà, tret que …
… teniu diversos milers de correus electrònics a la safata d'entrada. Si és així, és probable que no pugueu moure tot el correu alhora. Si ho intenteu, el sistema de correu web probablement quedarà "penjat" i / o us pot causar un error.
El millor acció per dur a terme aquí només és moure un màxim de 500 a 1.000 missatges alhora a la carpeta Desada / Arxivada. Si no podeu fer-ho fàcilment, aquí teniu una solució per als sistemes de correu web que enumeren els missatges "per pàgina" (que són gairebé tots):
1. A la safata d'entrada, ressalteu el missatge que es troba a la part superior de la llista agafant el ratolí i posant una verificació a la casella de selecció. No obriu el correu electrònic. Només cal seleccionar-ho perquè es comprovi.
2. Premeu la tecla PageDown (de vegades etiquetada com a Pg Dn ) al teclat 5 vegades més lentament. Compteu un segon entre cada pàgina mentre feu això. Premeu PageDown i digueu "un mil", després PageDown de nou i digueu "dos-mil", etc. La raó per la qual cal fer-ho lentament és perquè el sistema de correu web envia els missatges per cada pàgina de correus electrònics visualitzats. triga un segon abans que apareguin totes les línies del tema. Si premeu PageDown massa ràpid, el sistema de correu web quedarà "penjat". Això passa independentment del sistema de correu web que utilitzeu.
3. Manteniu premuda la tecla MAJÚ.
4. Feu clic amb el botó esquerre al darrer missatge que es troba a la part inferior de la pàgina actual de missatges de correu electrònic que esteu veient i, a continuació, deixeu anar SHIFT.
En aquest moment hauríeu de seleccionar 5 pàgines completes de correus electrònics.
5. Trieu la funció de correu web per moure els missatges a la carpeta Desada / Arxivada. Per sobre de la vostra llista de missatges hauria de trobar una manera de moure el correu. A Hotmail, per exemple, hi ha l’opció clicable “Mou a”. A Yahoo! Per correu electrònic, hi ha una icona de “passar a la carpeta” (està al costat del botó “Spam”). Feu servir això per desplaçar el vostre correu a la carpeta Desada / Arxivada. Nota: no intenteu arrossegar directament els missatges a la carpeta. Quan heu seleccionat molts missatges, la comanda múdica no funciona generalment, per tant, el mètode del botó és recomanable.
Repetiu els passos del 1 al 5 fins que se suprimeixi la safata d'entrada i, a continuació, esteu preparat per provar el mètode Inbox Zero, ja que la vostra safata d'entrada és una "pissarra en blanc" i està llesta per començar.
Entenc que per a alguns de vostès necessiteu temps per esborrar la safata d'entrada i incorporar tot el vostre correu a la carpeta Desada / Arxivada, però creieu que val la pena, si no hi ha cap altre motiu que fer que el vostre correu electrònic sigui més manejable.
