El correu electrònic és absolutament imprescindible per treballar en el segle XXI, des de la comunicació entre els membres de l’equip fins a la planificació dels pròxims mesos en valor dels projectes. El problema, per descomptat, és que a l’era dels telèfons intel·ligents i les tauletes, sembla que és impossible desconnectar-se del treball durant qualsevol període de temps. El correu electrònic al telèfon intel·ligent és bàsicament un requisit per a la majoria de les empreses, però això significa que el vostre empresari us pot contactar bàsicament en qualsevol moment. Tothom es mereix una pausa del treball i del temps dels correus electrònics, les trucades i tots aquells suports de comunicació que ens costa deixar-los enrere. Tant si teniu vacances de vacances com si voleu una estona de qualitat amb la família o els amics, establir un missatge d'Outlook fora del càrrec és el primer pas per deixar el treball enrere durant un temps. A continuació us detallem com fer-ho.
Vegeu també el nostre article Dropbox Vs de Google Drive: què és millor?
Per què molestar-se amb un missatge fora de servei?
La configuració d’un missatge fora de l’oficina pot no fer que el vostre cap sigui feliç, però, com a mínim, permetrà que tothom de la vostra comunitat de treball i persones alienes intentin arribar a vosaltres per comunicar-vos. Per què és important establir un missatge fora de l’oficina? Bé, en realitat, hi ha algunes raons:
És una bona manera de deixar que els companys, els directius i els clients estiguin fora de contacte durant un temps determinat. Això és especialment cert si esteu de vacances més d'un parell de dies.
És professional . Si algú necessita la vostra ajuda amb alguna cosa o un client té alguna consulta, fer-li saber que no hi esteu durant un període de temps determinat, els ajuda. Saben que han d’esperar fins que tornis o que puguin apropar-te a algú altre. Els dos ajuden al negoci i a tu.
Els hi diu a la gent que no li faci un error . Si definiu un missatge fora de l’oficina, la gent sap que estàs de vacances, fent temps personal o qualsevol cosa. És menys probable que us truquin o us envien un SMS després d’això.
Dóna al teu cap una cosa menys de la qual es queixa . Si treballes per un cap exigent i vols tirar enrere, aconseguiràs resistència. Tanmateix, si jugueu el joc i actueu professionalment, poques coses poden fer des del punt de vista de la disciplina.
Si hi ha una cosa important a l’hora de treballar, és assegurar-se que sempre us representeu com a professional en el sentit més destacat.
Estableix un missatge d'Outlook fora de l'oficina
La definició d’un missatge de resposta fora d’oficina difereix lleugerament segons si feu servir Outlook 2016 o anterior o Outlook amb Office 365. Abordaré tots dos.
Outlook 2016 i anteriors
Hi ha uns quants passos en el procés però és senzill fer-ho.
- Creeu un correu electrònic nou i escriviu-ne la resposta. Incloure fora del lloc de treball el tema, però deixeu la destinació en blanc.
- Seleccioneu Fitxer i Desa com a.
- Desa com a plantilla Outlook on diu Guardar com a tipus.
- Seleccioneu Gestionar regles i alertes i seleccioneu el compte al qual vulgueu aplicar el missatge.
- Seleccioneu Nova regla.
- Seleccioneu Aplica una regla als missatges que rebo i toqueu Següent.
- Seleccioneu On es troba el meu nom al quadre To i toqueu Següent i, a continuació, confirmeu la finestra emergent.
- Seleccioneu la resposta mitjançant una plantilla específica i feu clic a l’enllaç de text al quadre inferior.
- Seleccioneu la plantilla que vau fer anteriorment i seleccioneu Obrir. Feu clic a Següent.
- Seleccioneu tret que sigui una resposta automàtica per evitar l'enviament de respostes automàtiques a les respostes automàtiques. Feu clic a Següent.
- Doneu a la regla un nom significatiu i assegureu-vos que estigui marcada la funció Activar aquesta regla.
- Seleccioneu Finalitza i, a continuació, D'acord.
D’aquesta manera es crearà una resposta automàtica fora de l’oficina i la posarà activa. Si bé aquest procés especifica el compte on estarà actiu, també podeu configurar-lo actiu per a tots els comptes de correu electrònic. Quan activeu la regla al pas 11, a continuació teniu les opcions de seleccionar la regla per estar activa en tots els comptes. Habiliteu-ho si heu de desar i desar.
Desactiveu el missatge d'Outlook al despatx
Quan torneu de vacances o el que heu fet, heu de recordar per desactivar la resposta automàtica.
- Seleccioneu Fitxer a Outlook.
- Seleccioneu Gestionar regles i alertes i seleccioneu Normes de correu electrònic.
- Seleccioneu el compte i desmarqueu la casella que hi ha al costat de la regla de sol·licitud automàtica.
- Feu clic a D'acord per desar els canvis.
Ara tornes oficialment a la trituració!
Configura un missatge fora de l'oficina a Office 365
Els comptes d'Office 365 utilitzen Exchange on el compte d'Outlook utilitza POP, IMAP o Exchange. El procés és en gran mesura el mateix, però és prou diferent com per justificar la seva trajectòria.
- Seleccioneu Fitxer i respostes automàtiques a l'Outlook.
- Seleccioneu Enviar respostes automàtiques.
- Estableix un calendari si voleu. Això és útil per a tipus oblidats com jo, que deixen actiu automàticament fins i tot quan tornen.
- Assegureu-vos que la pestanya Interior de la meva organització estigui activa i afegiu el vostre missatge.
- Seleccioneu Fora de la meva organització i afegiu-hi també un missatge rellevant. En funció de qui us envia un correu electrònic des del món exterior, potser haureu de comprovar els meus contactes, en cas contrari, els correus electrònics seran enviats a tothom, inclosos butlletins, notificacions i fins i tot correu brossa.
- Seleccioneu D'acord un cop acabat per activar.
El procés és una mica més curt que a Outlook 2016, però el resultat final és el mateix. La possibilitat d’establir una escala de temps és perfecta i, com a usuari d’Outlook 2016, espero que aquesta característica el faci arribar ràpidament a aquesta versió.
Desactiveu el missatge fora de l’oficina a Office 365
Si no voleu fer servir el temporitzador, podeu tornar-hi d'hora o necessiteu cancel·lar-ne el missatge fora de l'oficina.
- Obriu Outlook i seleccioneu Fitxer.
- Seleccioneu Respostes automàtiques i ressalteu les regles fora de la funció.
- Seleccioneu No envieu respostes automàtiques.
Això deixarà d’enviar Exchange immediatament els missatges, així que assegureu-vos que esteu preparat per respondre un cop el desactiveu.
Ja sabeu com definir un missatge d'Outlook fora de l'oficina, no hi ha excusa per no treure més temps del treball. Bona sort amb això!
