No us odio només quan voleu deixar-vos un parell de dies de descans i continueu rebent tones de correus electrònics i trucades telefòniques de clients o companys de feina? Per descomptat, podríeu comunicar a alguns que esteu fora, però, i si no revisen les seves bústies de sortida?
Vegeu també el nostre article Com reenviar automàticament un correu electrònic a Outlook
No podeu comunicar-vos amb tothom fins i tot mentre treballeu, i molt menys durant el vostre temps lliure. Tanmateix, el més probable és que encara us vagi rebentant els correus electrònics relacionats amb la feina, fins i tot mentre esteu de vacances. Per sort, hi ha una manera de fer saber a tothom que no esteu disponibles durant un període de temps específic.
Configuració d'una resposta automàtica
Si utilitzeu Microsoft Outlook, hi ha un mètode molt senzill que podeu utilitzar per evitar que les persones estiguin a l’esquena. S'anomena resposta automàtica. El que això fa fonamentalment és enviar una resposta preprogramada a qualsevol persona que us contacti durant el vostre temps de descans.
Es pot configurar amb només uns minuts, hores, o fins i tot dies o mesos d’antelació. L’enviament d’una resposta automàtica pot assegurar que no rebrà desenes de notificacions per correu electrònic relacionades amb el treball cada dia, tant si passeu temps de qualitat amb la vostra família com si esteu a una platja assolellada.
A continuació, es mostra com podeu configurar el Auto-Responder a Outlook i desactivar-lo quan ja no sigui necessari.
Configuració automàtica de respostes
- Feu clic al botó Enviar respostes automàtiques.
- Marqueu l’opció Només d’enviament durant aquest interval de temps al quadre de verificació.
- Introduïu una data d'inici i una de finalització per proporcionar a la vostra resposta automàtica els paràmetres necessaris. Utilitzeu els camps d’hora d’inici i d’hora final a l’hora de fer-ho.
Probablement haureu notat que hi ha dues pestanyes:
- Dins de la meva organització
- Fora de la meva organització
Si feu clic al camp Interior de la meva organització, seran enviades totes les respostes automàtiques a les adreces de correu electrònic registrades a l’organització on treballeu (per exemple, a la vostra universitat o empresa). Tot el que heu de fer és escriure el missatge i fer clic a D'acord per desar-lo.
L’opció Outside My Organisation està destinada a adreces de correu electrònic externes. A continuació, es mostra com es pot utilitzar per configurar una resposta automàtica:
- Primer, seleccioneu la pestanya Fora de la meva organització.
- Comproveu l’opció Resposta automàtica per a persones alienes a la vostra organització. Es pot configurar per enviar correus electrònics només a contactes personals o a qualsevol persona de fora de l'organització.
- Introduïu el missatge al quadre de text i editeu-lo tal com vulgueu.
- Establiu una hora d'inici i una de finalització tal com ho faríeu per a les respostes a casa.
- Feu clic a D'acord per desar el missatge.
Què passa amb el procés de desactivació?
Per desactivar les respostes fora d'oficina, heu de seguir un procediment senzill. Primer, haureu de fer clic a la pestanya Fitxer, després a la pestanya Informació, i després al botó Respostes automàtiques.
Podeu seleccionar dues opcions:
- No envieu respostes automàtiques
- Envieu respostes automàtiques
Escolliu la primera opció i la funció de resposta automàtica s’apagarà. Heu de fer-ho tant per a respostes internes com externes.
La paraula final
Tingueu en compte que si voleu reprendre l'enviament de respostes automàtiques a les persones, haureu de configurar una nova data i hora. Si la funció està desactivada, heu de tornar a realitzar els passos de desactivació i, en el seu lloc, escollir l’opció Enviar respostes automàtiques. Això us permetrà editar de nou els camps d’interval de temps i definir el missatge sortint.
