Sovint trobeu que heu d'escriure un missatge de correu electrònic diverses vegades seguides només per enviar-lo individualment a diversos contactes? En cas afirmatiu, una resposta automàtica pot ser una gran solució. Permet definir una resposta automàtica que s’enviarà com a resposta a tots els correus entrants.
Hi ha moltes situacions que poden resultar útils. Si no teniu el càrrec, ja sigui per descansar o per vacances, pot ser una bona manera de respondre al correu sense haver de fer res.
Com funciona?
OS X Mail utilitza diferents regles i criteris de correu electrònic per generar respostes automàtiques. Si configureu tots els paràmetres correctament, podeu tenir una forma molt flexible de respondre al correu entrant quan esteu lluny dels vostres dispositius.
Podeu configurar diversos criteris que s'han de complir per tal que s'enviï el missatge. Podeu triar respondre a tots els correus o només a les adreces específiques que introduïu. A més, també podeu crear diferents missatges per a diferents categories d’emissors de manera que tothom rebi una resposta adequada.
Com configurar un resposta automàtica
Afortunadament, configurar aquesta funció no és difícil de fer. Per descomptat, pot semblar complex al principi, però estigueu segurs que podeu fer-ho, fins i tot si no sou un expert en tecnologia. Aquests són els passos que heu de seguir:
- Obriu l'aplicació Mail, després aneu al menú "Correu" i seleccioneu "Preferències".
- Un cop vista la pestanya "Regles", feu clic a "Afegeix una regla".
- A "Descripció", escriviu el nom de la resposta automàtica de manera que us permeti distingir-lo fàcilment dels altres. Per exemple, podeu escriure "Resposta automàtica de vacances".
- Seleccioneu els criteris que cal complir. Podeu triar si cal complir tots els criteris o bé només un o més dels que heu definit.
Els criteris que definiu determinaran els destinataris de la resposta automàtica. Per exemple, podeu seleccionar "Tots els missatges" per respondre a tots els correus entrants amb el mateix missatge. També podeu definir una adreça específica escrivint l'adreça de correu electrònic a la qual vulgueu respondre.
A més, podeu seleccionar els vostres contactes, els remitents anteriors o els VIP com a destinataris de la resposta automàtica.
- A la configuració "Realitzeu la següent acció", seleccioneu "Respon al missatge" i, a continuació, feu clic a "Respon el text del missatge".
- Quan escriviu el missatge, assegureu-vos d’incloure tota la informació necessària. Si esteu de vacances, informeu-los quan poden esperar una trucada. Si no definiu una categoria específica de destinataris, assegureu-vos de no revelar massa informació personal.
- Quan estigueu satisfets amb el vostre missatge, feu clic a "D'acord". Si l'aplicació us demana "Voleu aplicar les vostres regles als missatges en bústies seleccionades?" seleccioneu "No apliqueu", ja que això evitarà que pugui enviar possiblement centenars de respostes per correu electrònic a les vostres converses existents.
Un cop acabat, podeu enviar un missatge de correu electrònic per assegurar-vos que el responent automàtic funciona. Si voleu, també podeu crear regles més complexes amb dates concretes, correu electrònic de dominis seleccionats i molt més.
Com desactivar un resposta automàtica
Si ja no necessiteu el resposta automàtica, podeu desactivar-lo en pocs clics. Aquí teniu el que heu de fer:
- A l'aplicació Mail, aneu a "Correu" i després feu clic a "Preferències".
- Vés a "Regles" i desmarca la casella que hi ha al costat del respon automàtic que ha creat.
Si no ho feu, l’autoresponsable romandrà actiu sempre que estigui activat i l’aplicació Mail estigui oberta. Això pot generar confusió, així que assegureu-vos de desactivar-la tan aviat com esteu segur que ja no en necessiteu.
La paraula final
L’autoresponsor és una característica excel·lent que facilita la gestió del correu entrant. Si seguiu els passos descrits anteriorment, no haureu de tenir cap problema per activar-lo al vostre Mac. Un cop ho facis, pots gaudir d'estar lluny del teu correu electrònic i deixar que l'aplicació funcioni.
Tot i que és la més utilitzada per al treball, aquesta funció també pot ser molt útil per al correu personal. A més de respondre automàticament, hi ha moltes altres regles i criteris útils que podeu aplicar. Podeu optar per eliminar automàticament el correu, realitzar algunes accions en dates concretes, reenviar automàticament determinats missatges i molt més.
No dubteu en recórrer totes les normes disponibles per trobar aquelles que us permetran automatitzar el vostre correu electrònic de la manera que s’adapti millor a les vostres necessitats.
