Si utilitzeu G Suite, el conjunt d’aplicacions de pagament de Google que inclou Gmail, Docs, Drive i Calendar per a organitzacions, aleshores podeu utilitzar una funció poc coneguda que us permetrà establir dates de caducitat dels fitxers compartits de Google Drive. La capacitat d’establir una caducitat en un fitxer compartit és útil per compartir temporalment dades amb altres equips o contractistes externs sense concedir-los accés indefinit. També és fantàstic per compartir esborranys de projectes col·laboratius, de manera que podeu assegurar-vos que ningú del vostre equip accedeix involuntàriament a una còpia obsoleta de les vostres dades.
Sempre podeu anul·lar manualment el fitxer, però heu de recordar-ho per a tots els fitxers compartits. Si compartiu molts fitxers amb molta gent diferent, això no pot ser pràcticament difícil, i és aquí que la definició de dates de caducitat automàtica a mida que compartiu els fitxers inicialment us serà útil. A continuació, es mostra com establir les dates de caducitat dels fitxers compartits de Google Drive
Limitacions de les dates de caducitat dels fitxers compartits de Google Drive
Primer, deixem clar que actualment la funció de data de caducitat automàtica només està disponible per als usuaris del servei de G Suite de pagament. Això no està disponible per a usuaris gratuïts del compte de Google ni per a aquells que encara es troben en l’edició gratuïta antiga de G Suite.
Tingueu en compte que la limitació anterior només es relaciona amb la possibilitat de definir dates de caducitat compartides de Google Drive. Els usuaris amb qui compartiu un fitxer amb data de caducitat no necessiten tenir un compte G Suite pagat ni formar part de l’organització de G Suite (tot i que haureu d’assegurar-vos que tenen els permisos correctes per als vostres fitxers compartits, comentem més endavant).
Definició d'una data de caducitat per a un fitxer compartit de Google Drive
Per començar, inicieu la sessió al Google Drive i assegureu-vos d’utilitzar el compte de G Suite correcte.
De forma alternativa, si ja teniu el fitxer obert, podeu fer clic al botó Compartir a la cantonada superior dreta.
Un cop tingueu el fitxer compartit amb els usuaris adequats, feu clic a Compartit amb text a sobre o al botó Avançat a la cantonada inferior dreta. A la llista d’usuaris que apareix, passeu el cursor sobre un dels usuaris i veureu que apareixerà una icona de cronòmetre / rellotge.
Feu clic a aquesta icona i, a continuació, seleccioneu el període de caducitat desitjat del menú desplegable situat al costat d' Accés caduca:
Un cop acabat, assegureu-vos de fer clic al botó blau Desa els canvis per activar la data de caducitat automàtica. Un cop arribada aquesta data, el vostre usuari ja no tindrà accés al fitxer. Per evitar que es descarreguin i eludin la configuració de caducitat, assegureu-vos que els seus permisos estiguin configurats a Vista o Comentari i, a continuació, marqueu la casella que es troba a la part inferior de la finestra de compartir amb l'etiqueta Desactivar les opcions per a descarregar, imprimir i copiar per als comentaristes i espectadors. .
Podeu ajustar o cancel·lar la caducitat del compartir tornant a aquest menú, fent clic de nou a la icona del rellotge i, a continuació, feu clic a Cancel·la la caducitat .
Tinc G Suite però no veig la icona del rellotge
Si heu seguit aquests passos al vostre compte, però no veieu la icona del rellotge / cronòmetre tal com es descriu més amunt, és probable que no tingueu un compte G Suite compatible. Com s'ha esmentat anteriorment, Google limita malauradament la creació de dates de caducitat de fitxers compartits als usuaris del servei G Suite actual.
Desgraciadament, Google no ha tingut molt clar els canvis al seu servei al llarg dels anys, de manera que, fins i tot si teniu un compte de G Suite, pot haver estat creat sota el servei G Suite "heretat" de Google i no és compatible amb això funció. Confús, no és així?
Però recordeu, només necessiteu un compte de G Suite modern per crear dates de caducitat dels fitxers compartits. Sempre que tingueu aquest compte compatible, podeu compartir i configurar les dates de caducitat de qualsevol tipus de compte de Google, tant dins com fora de la vostra organització.
