Si la vostra organització utilitza Google Docs o G Suite o treballes amb organitzacions que en facin, sabràs qui ha vist quin document i quan pot ser informació útil. Des d’assegurar-se que tothom llegeixi un esborrany, termes i condicions, el vostre últim enviament, polítiques i procediments o algun altre document important, podent veure qui va fer què i quan és un ingredient essencial en qualsevol situació en què tingui importància la responsabilitat.
Consulteu també el nostre article Com instal·lar fonts personalitzades per a Google Docs
Fins fa poc, no podríeu veure qui veia el vostre Google Doc. Podríeu veure qui l’editava, però no qui només el llegí. Si no guardaven, editaven ni deixaven cap comentari, no teníeu ni idea de que una persona en concret llegís la versió més recent del document. A més, com que podeu compartir Google Docs amb permisos de només lectura, podeu compartir el document amb algunes persones amb la intenció que revisin el document, però no feu cap canvi.
Ara, si treballes dins d’una organització, pots configurar coses perquè puguis veure qui ha vist el teu Google Doc. Encara no podeu veure qui ha vist el vostre Google Doc si feu servir Google Doc a la versió gratuïta de Google Apps.
Google ha afegit recentment la capacitat per veure qui ha vist el teu Google Doc a G Suite, que inclou Google Apps i allotjament de correu electrònic fiable. G Suite és molt popular entre les petites i mitjanes empreses que volen configurar allotjament de correu electrònic per al nom de domini de l’empresa.
Monitor de l'activitat de G Suite
Si utilitzeu G Suite dins d’una organització i heu compartit un Google Doc amb altres persones per col·laboració o simplement per llegir el document, podeu utilitzar el Monitor de l’activitat per veure el “historial de visualització” del fitxer Google Doc.
- Obriu el Google Doc per al qual voldreu veure l’historial de visualitzacions
- A continuació, feu clic a la icona de fletxa de tendència ascendent a la part superior dreta o aneu al menú desplegable Eines
- Obriu el Monitor d'activitats
- A continuació, feu clic a la pestanya Tots els visualitzadors de la vostra organització
Aquest procés us permetrà fer un seguiment de les visualitzacions del document, inclosa la data i l'hora de la darrera vista per a cada visualitzador. Si no veieu l’opció de l’historial de visualitzacions al vostre Google Doc, és probable que signifiqueu que heu accedit a la versió gratuïta de Google Docs que s’inclou amb tots els comptes de Google Apps que obteniu amb un compte de Gmail.
Espectadors i tendències de comentaris
A més de veure qui ha vist el teu Google Doc i quan el Monitor de l'activitat, també et permet veure les tendències sobre quan la gent ha vist o ha comentat el seu document.
Espectadors de tendència: us mostra un gràfic de barres del nombre d’espectadors únics en qualsevol període de temps que trieu de 7 dies a “tot el temps”
Comentaris de tendència: us mostra els gràfics de barres de la tendència dels comentaris en qualsevol termini de temps, des de 7 dies fins a "tot el temps"
Desactiveu l’Historial de visualitzacions
Podeu desactivar la funció si esteu treballant en un fitxer confidencial o no per consum públic. Tot i que no s’afegeix a la privadesa, és una opció per posar-vos en calma la ment.
- Obriu el Google Doc
- Feu clic a la fletxa cap amunt a la part superior dreta del document o aneu a Eines des del menú desplegable
- Obriu el Monitor d'activitats
- A Configuració de documents, commuteu Mostra el meu historial de visualitzacions perquè aquest document sigui desactivat
Mireu qui ha canviat el vostre Google Doc
Comptar visualitzacions és útil per rendir comptes i per assegurar-se que les persones que envieu un document el llegeixin, però el control de versions és més important. Sobretot si treballes en una indústria regulada. El control de versions és una cosa que Google Docs ha fet durant un temps i mostrarà qui ha editat un document, l'ha desat o l'ha compartit.
Si esteu interessats en el control de versions o voleu assegurar-vos que ningú no ha fet canvis, no ho haureu de bloquejar al fitxer.
- Obriu un document de Google que vulgueu fer el seguiment
- Seleccioneu Historial de fitxers i versions
- Seleccioneu Veure historial de versions
Hauria d'aparèixer una finestra lliscant a la dreta de la pantalla que mostri totes les deses i les edicions per al document en qüestió. En funció de la configuració de G Suite o de Google Docs, també podeu veure aquestes dades si seleccioneu l'enllaç "Última edició …" a la part superior del document. Et porta al mateix lloc.
Dins d'aquesta finestra de diapositives, també haureu de tenir l'opció de visualitzar la versió anterior del document abans de fer-les. Això és essencial per al control de versions ja que teniu un seguiment d'auditoria dels canvis realitzats, quan i per a qui. També és útil si heu fet alguns canvis, dormiu-hi, canvieu d'opinió i voleu tornar-los a posar enrere.
Consulteu qui ha compartit el vostre Google Doc
També podeu veure qui ha compartit el vostre Google Doc i quan. També podeu veure la configuració de compartició per controlar millor l’accés al document.
- Obriu Google Drive i seleccioneu la icona rodona "i" a la part superior dreta
- Seleccioneu Activitat del control lliscant que apareix a la dreta
Heu de veure si el document és o ha estat compartit, qui ha editat el document per última vegada i quan es va fer la darrera acció. És breu però us indica el que heu de saber.
També podeu consultar des del document seleccionant Compartir. Els noms dels individus apareixeran a la finestra emergent. Si hi ha diverses persones, seleccioneu un nom i apareixerà la llista de tots els noms.
És la manera de veure qui ha vist el teu Google Doc, l’ha canviat, el ha compartit o ha interactuat amb ell de qualsevol manera. Només funciona per a G Suite i Google Docs registrats a organitzacions i no a particulars, però funciona.
