Tant per a ús empresarial com personal, el calendari d'Outlook pot ser l'eina més eficaç de gestió del temps. Podeu organitzar i compartir la vostra programació fàcilment amb altres persones i podeu veure els calendaris d'altres persones per assegurar-vos que esteu tots a la mateixa pàgina quan es tracta de terminis.
Vegeu també el nostre article Com sincronitzar Google Calendar amb Outlook
Hi ha moltes funcions a Outlook que faciliten la col·laboració, però això no la fa perfecta. Si us pregunteu qui mira el vostre calendari, podreu topar amb algunes limitacions.
Podeu veure qui ha vist el vostre calendari?
La resposta a aquesta pregunta és "sí i no". Tot i que aquesta funció està disponible fins a cert punt, realment no us ofereix tota la informació que necessiteu.
Tret que sigui un administrador del calendari, no hi ha cap manera de veure qui ha mirat el vostre calendari. I si sou administrador, l’únic que podeu veure és l’últim compte que us heu connectat. Tan aviat com un altre compte miri el calendari, l'anterior es torna invisible, de manera que no hi ha manera de veure la llista completa de les persones que l'han mirat.
El més proper a això és comprovar qui és capaç de veure el vostre calendari. Podeu fer-ho si aneu a Compartir> Permisos del calendari. Veureu una llista completa de les persones que tenen accés al vostre calendari i el tipus d’accés.
Què sembla el teu calendari als altres?
La manera en què els altres veuran el vostre calendari depèn de la informació que decidiu compartir amb ells. Si no decideix compartir els detalls de l’activitat, l’únic que podran veure és si estàs lliure o ocupat.
Si decidiu compartir el vostre calendari amb altres pobles, podreu veure tots els detalls de les vostres cites. Si voleu limitar l’accés a alguns detalls, podeu definir cites específiques a Privades.
Quan compartiu un calendari, podeu seleccionar diversos permisos d'accés. Per exemple, si seleccioneu Detalls complets, els usuaris veuran el tema, l’hora, la ubicació i qualsevol nota i detalls que heu publicat al calendari.
D'altra banda, els detalls limitats només mostraran el tema, l'hora i la ubicació.
A part de tu mateix, pots assignar editors i delegats que poden editar els teus calendaris. Els delegats poden actuar en nom seu compartint diversos detalls, així com enviant i responent a les sol·licituds.
Com obrir els calendaris d'altres persones?
Veure els calendaris d’altres persones a Outlook és bastant fàcil i es pot fer en només uns quants clics. Aquí teniu el que heu de fer:
- Des de la pàgina del calendari a Outlook, aneu a Obrir calendari> Obrir calendari compartit .
- Obtindreu una finestra emergent que mostra els noms de les persones el calendari que teniu a la vostra disposició. Feu clic a Nom … i, a continuació, seleccioneu un nom de la llista.
En funció del vostre permís d’accés, podreu veure informació diferent. Apareixerà a la part dreta de la pantalla i podeu veure fins a 30 calendaris de costat.
Com delegar l’accés al calendari?
Si teniu previst fer vacances o voleu que algú altre gestioni el vostre calendari per qualsevol motiu, podeu fer-ho designant un delegat. Com s'ha esmentat, els delegats poden enviar i acceptar sol·licituds de reunions en nom del gestor i editar diversos articles dins d'un document.
A continuació s’explica com permetre que algú, com ara un subordinat, controli el calendari:
- Des de la vista de calendari, aneu a Fitxer> Configuració del compte i, a continuació, trieu Accés delegat .
- Feu clic a Afegeix i, a continuació, seleccioneu un nom de la llista o escriviu-lo. Feu clic al nom i aneu a Afegeix .
- Al menú Permisos delegats, concediu els permisos a l' editor delegat. Una altra cosa que podeu fer és tancar el quadre de diàleg i escollir una de les opcions següents:
- Els meus delegats només, però envieu una còpia de les sol·licituds i respostes de la reunió.
- Només els meus delegats.
Això donarà a un altre usuari un accés complet al vostre calendari i podreu veure tot el que passa amb la vostra programació.
Gestiona el teu temps
Hi ha una multitud d’opcions que us permeten gestionar el vostre temps amb efectivitat amb Outlook. A més, podeu compartir la vostra programació amb els membres del vostre equip i fer una ullada a la seva. Podeu organitzar tot tipus de projectes i fer un seguiment dels avenços.
Hi ha alguna cosa sobre Outlook que voldríeu saber? No dubteu a compartir els vostres suggeriments als comentaris següents.
