Una de les coses més importants de SharePoint és la gestió de documents. En el negoci, els documents solen evolucionar. Poden iniciar-se en OneDrive for Business i acabar al lloc de l'equip de l'organització. Els documents sovint canvien les ubicacions, per la qual cosa és fonamental conèixer els problemes addicionals del moviment de documents a SharePoint.
Múltiples maneres de fer-ho
Links ràpids
- Múltiples maneres de fer-ho
- 1. Explorador de fitxers
- 2. Desplaceu-vos a / Copia a
- 3. Gestionar el contingut i l'estructura
- 4. Organitzador de contingut
- 5. Eina de migració de SharePoint
- 6. Productes de tercers
- 7. Solució personalitzada
- Trieu el mètode
Tothom que ha treballat a SharePoint sap que hi ha moltes maneres de fer una tasca determinada. El trasllat de documents no és una excepció. Si finalitzeu utilitzant l'Explorador de fitxers o l'Eina de migració depèn de diversos factors, com ara el nombre de documents moguts, la importància de la retenció de l'historial de versions, de metadades i molt més.
1. Explorador de fitxers
Per moure un document amb l'explorador d'arxius, obriu tant les biblioteques de documents d'orientació com les d'origen (no importa si és el mateix lloc). Seleccioneu Explorador d’arxius al menú desplegable. Això obre una vista d’explorador per a cadascuna de les biblioteques. Utilitzeu arrossegar i deixar anar per moure els elements entre les dues visualitzacions de l'explorador.
Podeu moure les carpetes i els fitxers i conservar els tipus de contingut si tant la ubicació d'origen com la de destinació tenen tipus de contingut definits. Aquest mètode també conserva metadades personalitzades si tant la ubicació d'origen com la de destinació es defineixen mitjançant les mateixes metadades.
Tanmateix, el procés és manual i és més que una còpia que una mudança, cosa que significa que heu de suprimir els elements d'origen després de passar. No conserva l'historial de versions ni les propietats creades, modificades i modificades per aquestes.
2. Desplaceu-vos a / Copia a
Tot i que és útil i senzill, les ordres Desplaçar-se i Copiar a les comandes només estan disponibles a SharePoint Online. Aquesta opció us permet traslladar documents de OneDrive per a empreses o SharePoint a una destinació de SharePoint o OneDrive. Seleccioneu el fitxer i feu clic a qualsevol de les dues ordres. L'opció Mou a una opció traslladarà el document amb protecció d'historial de metadades i de versions a una carpeta diferent dins de la mateixa biblioteca, a una altra biblioteca o a un lloc diferent.
Aquest mètode és perfecte per als usuaris finals, ja que és senzill i senzill. Permet copiar i moure tant fitxers com carpetes. El millor és que conserva els tipus de contingut, l’historial de versions de metadades personalitzades i les propietats creades, creades i modificades. Tanmateix, la còpia a l'ordre només conserva la versió més recent: el principal inconvenient és, evidentment, el fet que aquest mètode és exclusiu de SharePoint Online.
3. Gestionar el contingut i l'estructura
Si activeu la característica d’infraestructura de publicació de SharePoint Server, podreu veure un enllaç Gestionar contingut i estructura quan aneu a l’ Administració del lloc . Amb aquesta característica, podeu moure / copiar documents. Aquest és un dels millors hacks que us ajudaran a moure diversos documents simultàniament conservant l’historial de versions, creat, creat i modificat per propietats. El tipus de contingut i les metadades també es conserven mitjançant aquest mètode.
Tanmateix, haureu d’activar la funció de publicació. Tot i així, no podreu moure diverses carpetes. Potser el major inconvenient d’aquest mètode és que heu de ser propietari d’un lloc per utilitzar-lo. Oh, i només funciona dins d’un mateix lloc.
4. Organitzador de contingut
Simplement activeu la funció de l'Organitzador de contingut i, a continuació, seleccioneu les regles d'encaminament que voleu utilitzar i poseu el document que voleu traslladar a la biblioteca desplegable. Aquest mètode també permet traslladar documents a qualsevol altre lloc. Es triga un temps a configurar-se, però només cal fer-ho una vegada. També conserva els tipus de contingut i les metadades personalitzades.
Tot i que no conserva l’historial de versions i requereix un administrador, té una característica útil que us permet dirigir el document a una carpeta.
5. Eina de migració de SharePoint
Microsoft sap que moure documents a SharePoint pot ser una mica complicat. És per això que l’empresa va presentar l’eina gratuïta de migració de SharePoint. Aquesta eina gestiona tot, des de les migracions a petita i gran escala que poden incloure fitxers, carpetes i fins i tot llistes des del vostre lloc de SharePoint. Els elements es mouen a OneDrive o SharePoint.
El benefici més aparent d’aquest mètode és la capacitat de l’eina per fer front a grans migracions. També és molt personalitzable i conserva l’historial de versions. Tot i això, no és compatible amb les versions de SharePoint abans del 2013. Per contra, alguns productes de migració de tercers són molt més personalitzables.
6. Productes de tercers
La majoria de productes de qualitat de productes de migració de documents de qualitat no són gratuïts, però solen comportar-se fantàsticament, especialment per a migracions a gran escala. Solen ser escalables i altament personalitzables. La majoria d’aquests productes són capaços de contenir-ho tot, inclosos els tipus de contingut, els metadats, totes les propietats i l’historial de versions.
D'altra banda, aquest mètode costa diners. Quan tingueu en compte el fet que pagueu per una eina que us ajudarà a moure documents, us començareu a preguntar per què SharePoint ja no inclou una opció fàcil d’utilitzar. Un altre desavantatge és que els productes de tercers requereixen un administrador per configurar-los i executar-los.
7. Solució personalitzada
Finalment, podeu codificar la vostra pròpia solució personalitzada mitjançant diverses tècniques com l’API REST. L’usuari final no ha d’encaminar res, podeu personalitzar el que vulgueu i us assegureu que es conserva tot dins dels documents. D'altra banda, heu de poder codificar i passar una estona escrivint i mantenint el codi, la qual cosa pot resultar especialment complicat durant el temps de les actualitzacions del producte.
Trieu el mètode
Hi ha encara més mètodes per traslladar documents a SharePoint, però aquests han de cobrir la majoria de les vostres necessitats. Considereu primer el que necessiteu i aviat sabreu exactament quin mètode heu de fer servir per a cadascun.
Quin d'aquests mètodes preferiu? N’heu utilitzat més d’un? Discutir
