Google Docs és una forma revolucionària de gestionar fitxers i documents en l’època moderna. Permet col·laborar de forma instantània amb diferents usuaris alhora que proporciona accés a la informació des de qualsevol dispositiu amb connexió a Internet.
Consulteu també el nostre article Com suprimir tots els documents de Google Docs
Tanmateix, quan treballes a Google Docs, sobretot si administres aquests fitxers cada dia, és vital que et mantinguis increïblement organitzat. Si no ho fa, corre el risc de perdre dades importants i perdre el temps buscant coses que haguessis trobat de seguida.
Per ajudar-vos a organitzar-vos a Google Docs, voleu utilitzar les carpetes. Les carpetes són fantàstiques perquè us ajuden a agrupar diferents idees sobre temes en un segment digital. Podeu utilitzar-les per organitzar-vos per lloc de treball, concepte, categoria i molt més. Tanmateix, Google Docs no pot crear carpetes en si mateix. En lloc d'això, els esteu creant a Google Drive, un sistema que enllaça directament amb altres programes de Google. No patiu; el procés continua sent increïblement senzill.
En aquesta guia, us mostrarem com fer una carpeta a Google Drive per organitzar els vostres documents de Google.
Com fer una carpeta a Google Drive
Per crear una carpeta a Google Drive, voldreu obrir el navegador preferit. A continuació, navegueu a Google Drive, inicieu la sessió i tindreu accés a tots els fitxers i documents que hi ha al vostre davant.
A partir d’aquí, podeu crear un document nou per organitzar-lo o bé triar els que ja tingueu que necessiteu col·locar.
Organització en documents
Si esteu en un document de Google Docs, podeu dirigir-vos a la clau de carpeta al costat del títol. Des d'allà, se li pot optar per anomenar una carpeta nova o afegir el document a una ja existent. Si voleu afegir-ne una a l'existent, feu clic a la carpeta designada i seleccioneu "Mou aquí" i el document es col·locarà a l'espai de retenció digital.
Organització fora de documents
Com podeu saber, Google Drive gestiona Google Docs, Google Fulls de càlcul i Presentacions de Google. D’aquesta manera, podeu organitzar els tres segments i les idees de temes en un mateix.
Quan sou a Google Drive però no en cap document concret, trobareu una llista de tots els fitxers. Per organitzar-los, aneu a la part superior esquerra i seleccioneu el botó "Nou". Des d'aquesta llista desplegable, desplaceu-vos cap avall fins al segment "Carpeta" i n'hi apareixerà un de nou. Poseu un nom a la carpeta i apareixerà a la llista de documents.
La llista situa les carpetes més amunt que els fitxers, així que tingueu en compte. En aquest menú, teniu algunes opcions diferents per organitzar-les. Podeu arrossegar les vostres dades a sobre de les carpetes i les col·locareu allà. O bé, podeu fer clic amb el botó dret en un fitxer i seleccionar "Desplaçar-se" i us proporcionarà una llista de les carpetes on podeu traslladar el document.
Tots dos són increïblement ràpids i, de cada manera, es farà precisament el que necessiti per fer-ho: organitzar els teus fitxers i documents.
Administració de carpetes
Un cop tingueu els fitxers organitzats, podreu introduir un nou nivell d’ordenació: organitzar carpetes.
Podeu copiar i enganxar carpetes, desplaçar-les a subcarpetes, suprimir-les i molt més. Per gestionar una carpeta, simplement feu clic amb el botó dret a la llista i escolliu qualsevol opció que vulgueu al quadre desplegable resultant.
Les carpetes també faciliten la possibilitat de compartir grups de documents amb altres usuaris. En lloc de compartir cada fitxer per si mateix, podeu crear una carpeta per emmagatzemar diferents documents i permetre que altres la gestionin. Si compartiu aquest enllaç, els usuaris amb accés poden pujar documents nous, accedir a altres i molt més en temps real. Ja no heu d’esperar que es pengi un document i després compartir-lo manualment després d’esperar tot el temps, una queixa habitual amb col·laboradors freqüents de Google Drive.
Capacitats externes
També podeu obrir carpetes Drive en altres aplicacions com ara l’aplicació de xat empresarial, Slack o l’aplicació de gestió, Airtable. Les carpetes també poden tenir diferents colors i les podeu col·locar estelades per a un accés encara més fàcil. Les possibilitats d’organitzar els vostres fitxers de Google Drive són infinites.
Ara que ja sabeu com organitzar els vostres fitxers de Google Drive, assegureu-vos que dediqueu un temps a buscar el millor procés per a vosaltres. Algunes persones agraden diferents carpetes per a tot, mentre que d’altres prefereixen incloure grans grups en una carpeta amb subcarpetes. De qualsevol forma, el fantàstic sistema d’organització de Google Drive us proporcionarà les eines per mantenir el vostre treball endavant en lloc de passar temps buscant documents i fitxers diferents.
