Microsoft Excel ha dominat el mercat de fulls de càlcul durant molts anys. Els usuaris empresarials i domèstics confien en Excel per organitzar i analitzar les seves dades. Tant si es tracta de llistes de comprovació, pressupostos i registres financers, gràfics o qualsevol altre tipus de conjunt de dades, Excel facilita l’organització de la informació. Hi havia alternatives a preus més baixos, i fins i tot en alguns casos de forma gratuïta, però si voleu el programa de full de càlcul més potent que es pugui imaginar, voldríeu utilitzar Microsoft Excel.
Consulteu també el nostre article Com esborren duplicats en fulls de càlcul de Google
El 2006, però, va començar a prendre forma una altra alternativa. Va ser quan Google va llançar fulls, com a part de la seva suite d’oficines basada en web per a text, fulls de càlcul i presentacions. El procés de desenvolupament va continuar durant anys i, actualment, els fulls (encara que encara no són la concordança de lliures lliures per a Excel) - tenen un gran percentatge de la funcionalitat estàndard d’Excel. Els fulls de compra no costen centenars de dòlars als seus usuaris: de fet, és completament gratuït. Tot i que no és un producte perfecte, qualsevol persona que busqui una eina de full de càlcul sòlida i al consumidor realment no ha de semblar més lluny que els fulls de càlcul de Google. Els fulls no poden fer tot el que Excel pot fer, però és probable que realment no ho necessiti per fer tot el que Excel pot fer. Si els fulls fan tot el que necessiteu, no heu de comprar excel.
Tot i això, la veritat és que els fulls de càlcul encara tenen moltes limitacions i algunes coses que són trivials a Excel són una mica més de treball en fulls. Probablement heu trobat amb un problema en què afegiu entrades duplicades al vostre full de càlcul per error. Al cap i a la fi, com més dades afegiu, més probabilitats tingueu d'inserir dades duplicades accidentalment en un full de càlcul, cosa que pot llençar el conjunt de dades que heu estat treballant tant dur. Això és prou dolent, però el pitjor es produeix més endavant quan intenteu revisar la vostra obra. Com que els fulls de càlcul poden ser documents llargs, és difícil detectar i eliminar els duplicats a mesura que passa el temps, donant lloc a errors de càlcul al vostre treball sense una font evident per a on surt el problema.
Afortunadament, hem trobat diversos mètodes per resaltar duplicats a Google Fulls de càlcul. És important que el nostre mètode no elimini automàticament la informació duplicada, ja que no tots els duplicats són errors. Però si només està ressaltat, podeu determinar quins no cal que hi siguis, sense necessitat de pentinar-se a tota la fulla de càlcul., Us mostraré algunes maneres diferents de ressaltar o eliminar dades duplicades als fulls de càlcul.
Com que volem que Google Sheets destaqui automàticament la nostra informació, utilitzarem una fórmula per demanar que els fulls presentin i destaquin informació específica i única. De fet, hi ha dues maneres d’obligar els fulls a ressaltar la informació copiada: la primera ressalta tota la informació duplicada per a la confirmació manual, mentre que la segona copiarà cel·les úniques a una columna seleccionada, cosa que us permetrà comprovar les diferències i eliminar-les quan sigui necessari.
Mètode 1: ressalteu els duplicats mitjançant color
Pel que fa a la identificació d’errors als fulls de càlcul, l’ús més destacat del color per posar en relleu qualsevol informació que s’hagi introduït de manera incorrecta és el més evident i més visible. En ressaltar la informació, és fàcil identificar els errors molt ràpidament, ja que simplement podeu presentar la llista de contingut que cal identificar. Utilitzarem un ressalt vermell en aquest pas per identificar el nostre contingut duplicat, ja que el vermell crida l’atenció (sobretot en comparació amb l’esquema de colors blanc i gris habitual dels fulls) i és el color universal per als missatges d’error.
Comença per obrir el fitxer de fulls que voleu consultar. Voleu assegurar-vos que la informació estigui ben organitzada tant per columna com per fila, per tal de comprovar fàcilment el contingut del vostre document; no cal que el vostre propi treball sigui més difícil. Ara, ressalteu la columna que voleu ordenar a la part superior del document i seleccioneu Format al menú superior del vostre document. Seleccioneu "Format condicional" a la llista d'opcions d'aquest menú i apareixerà un menú alternatiu a la part dreta de la pantalla. En aquest menú, seleccioneu l'interval mitjançant les combinacions de lletres i números corresponents (per exemple, A1 a A76).
Un cop hàgiu seleccionat el contingut, canvieu “Formatejar cel·les si” a “Formula personalitzada” al menú desplegable i escriviu o enganxeu el següent sense cometes: “= countif (A: A, A1)> 1” al quadre de sota el vostre menú. Completarà la fórmula per al contingut. Un cop establert això, canvieu l'estil de format per ressaltar el contingut amb un fons de cèl·lules vermelles i feu clic a la icona feta del menú. Ara el vostre full de càlcul ressaltarà les cel·les duplicades en vermell i podeu escanejar la selecció de qualsevol duplicat. Assegureu-vos que els duplicats existents siguin correctes i, a continuació, elimineu-ne els que no ho siguin. Tanqueu el menú de format i podeu restaurar el color normal a les cel·les.
Mètode 2: copieu només cel·les úniques
De forma alternativa, si prefereixes ordenar automàticament les dades en brut, copiar només cel·les úniques en lloc de cèl·lules duplicades pot ser útil per ordenar i filtrar ràpidament. Si esteu segurs que la vostra informació és correcta i preferiu eliminar la informació duplicada que no necessiteu, haureu de provar aquest mètode.
Com en el darrer pas, comenceu per obrir el document que vulgueu ordenar dins de fulls de càlcul de Google. Ressalteu la columna que voleu editar. Un cop heu ressaltat la cel·la, feu clic a una cel·la buida a la part superior d'una columna buida per assegurar-vos que la vostra informació es mogui al costat del gràfic. Aquesta columna s'utilitzarà per mostrar els resultats de la vostra ordenació i fórmula següent. Ara, a la part superior del document al quadre d’entrada de fórmules, escriviu o enganxeu el següent sense cometes: “= UNIQUE ()”. Aquesta fórmula demanarà als fulls que copien i mostrin només les entrades de cel·les úniques i que ignorin qualsevol informació que copiï o dupliqui altres cel·les. Dins del parèntesi de la fórmula anterior, assegureu-vos d'escriure les coordenades de la cel·la mitjançant el mètode de full de càlcul estàndard (per exemple, escrivint (A1: A75) escanejarà tota la informació des de la columna A fila 1 fins a la columna A fila 75). Un cop hàgiu introduït la nova informació, premeu Enter per desplaçar les dades noves a la columna que heu designat anteriorment. Un cop finalitzat, podeu comprovar manualment o importar les dades al vostre full de càlcul de treball.
Mètode 3: utilitzar un complement
Hem de tenir en compte que hi ha diversos connectors disponibles per utilitzar amb Google Fulls en línia a través de Chrome Web Store, inclosa una eina per eliminar les dades de les dades duplicades automàticament del document. Elimina "duplicats" és una eina amb nom que ofereix els desenvolupadors capaços que permet trobar ràpidament duplicats a tot un full d'informació o cercar fins a dues columnes alhora. Podeu moure, suprimir i ressaltar els resultats, tal com podeu amb les tasques de fórmula anteriors, tot i que aquest procés és molt més automatitzat del que hem vist anteriorment, així que tingueu en compte si voleu més control sobre el procés. L'eina inclou dues configuracions d'assistent que us permeten trobar i eliminar duplicats o qualitats úniques del vostre document, de manera que és fàcil fer un seguiment de la informació a mesura que aneu.
En general, utilitzar una eina d'assistent per trobar la vostra informació podria valdre la pena a llarg termini per als usuaris que busquen constantment duplicats en els seus fulls de càlcul i que de forma comprensible es dediquen a passar una altra cosa, però els usuaris que només han de revisar una vegada o dues vegades cada pocs mesos pot resultar millor utilitzar només les eines de fórmula anteriors per identificar manualment la informació. Dit això, Remove Duplicates té una qualificació sòlida a Chrome Web Store, amb bones revisions i un equip de desenvolupament actiu que respon a critiques i queixes. En general, és una opció fantàstica si voleu trobar una manera més senzilla d’ordenar el vostre contingut i trobar duplicats dins d’un full de càlcul.
Mètode 4: utilitzant l'eina Eliminar duplicats
Recordeu que he parlat anteriorment sobre com Google continua publicant noves funcions per afegir-hi la potència de Fulls de càlcul? Bé, atès que aquest article es va escriure originalment, en realitat han afegit una eina completa Eliminar duplicats al paquet principal. És una eina molt senzilla d’utilitzar, i us passaré per ella. Prenguem un full de càlcul típic, amb una llista de jocs de taula … i si llegiu de prop, veureu que he inclòs un parell de duplicats a la llista.
Per fer servir l’eina, tot el que hem de fer és seleccionar l’àrea de dades on volem duplicar. Tingueu en compte que podem seleccionar files o columnes lliurement; si incloem la columna Preu, la funció Eliminar duplicats tindrà en compte tant el títol com el preu per decidir si una fila és un duplicat o no. Un cop seleccionada l’àrea de dades, aneu a Dades-> Elimina duplicats. Accepteu els valors per defecte als diàlegs i voila: la deduplicació es fa automàticament.
Mètode 5: utilitzeu una taula rotativa per trobar files duplicades
Els fulls implementen un conjunt complet de funcionalitats de PivotTable, que és una eina molt útil per mirar més de prop les dades. Si utilitzeu una taula rotativa, no se suprimeixen automàticament les files duplicades; més aviat, proporcionarà un desglossament de quines files ha duplicat, de manera que podeu mirar manualment les vostres dades i veure què és el que, si hi ha hagut, ha estat malament. Crear una taula rotativa està una mica més implicada que la resta de mètodes que us he mostrat, però val la pena saber-ho fer i us explico.
Primer, seleccioneu totes les dades de la taula i, a continuació, aneu a Dades-> Taula de pivot.
Podeu ajustar l’interval de dades aquí si ho desitgeu, així com decidir cap a on hauria d’anar la Taula rotativa. El posaré en un full nou i acceptaré el rang que ja li he donat. Quan toquem a "Crear", s'obrirà una taula rotativa en blanc en el punt d'inserció … però una taula rotativa en blanc no ens serveix de res. Hem de dir-li quina informació analitzar.
Seleccionarem "Afegeix" al costat de files i afegirem la fila "Títol". A Valors, tornarem a seleccionar "Afegeix" i seleccionarem "Títol" de nou, i després acceptarem la funció COUNTA com a predeterminada. (Si busquéssim dades numèriques duplicades, faríem servir COUNT; COUNTA és per comptar els camps de text.)
Tan aviat com fem aquestes seleccions, la taula rotativa s’actualitza automàticament i ara podrem veure el resultat final.
Tingueu en compte que la columna COUNTA té el nombre de vegades que apareix cada títol. Hi ha un 1 per a la majoria dels títols, però Axis & Allies i Castle Risk mostren tots dos. Això significa que hi ha dues instàncies de cadascun d'aquests títols al gràfic. Com podeu veure, el mètode PivotTable està una mica més implicat, però també us proporciona un informe específic sobre on es trobaran els vostres duplicats, que pot ser molt útil per fer anàlisis de dades.
***
Els fulls de càlcul sovint són molt més complicats que els documents similars realitzats a Google Docs o a Microsoft Word. Com que estan construïts per tractar dades organitzades, és important assegurar-se que el contingut sigui exacte en tot moment. Si no teniu compte, conservar una cel·la duplicada als fitxers pot causar problemes greus amb les vostres dades, sobretot quan intenteu ordenar informació financera en un full de càlcul útil. Compondre els problemes, intentar trobar la cel·la errònia per si mateixa pot ser una molèstia gairebé impossible si el full de càlcul és gran. Per sort, sorprenentment és fàcil identificar, suprimir i suprimir cel·les de dades idèntiques a Google Sheets, cosa que és positiva si es tracta constantment de fulls de càlcul del flux de treball diari. I si esteu buscant alguna cosa que us faci una mica més fàcil ordenar el contingut, sempre podeu utilitzar un complement com Eliminar duplicats per assegurar-vos que la informació estigui ben ordenada i estigui ben organitzada. El 2019, no hi ha cap motiu per mantenir un full de càlcul desordenat i ple d’errors, de manera que assegureu-vos que les dades siguin correctes i que la informació es verifiqui mitjançant els mètodes descrits anteriorment.
Voleu més informació sobre els fulls de càlcul de Google?
Trobar duplicats és una cosa, però heu de consultar el nostre tutorial sobre com comptar els duplicats a Google Fulls.
Els estadístics utilitzen la funció de valor absolut per a molts propòsits i us mostrarem com utilitzar el valor absolut en fulls de càlcul de Google.
Voleu assegurar els vostres fulls de càlcul? A continuació, es mostra com bloquejar una fórmula en els fulls de càlcul de Google.
Si voleu comparar dades entre columnes, consulteu la nostra guia completa per comparar columnes a fulls de càlcul de Google.
Sabíeu que podeu conservar la informació del calendari i de les fulles de temps a Fulls de càlcul? Només heu de llegir el nostre tutorial sobre com treballar la informació de la data i l'hora a Google Fulls de càlcul.
