Microsoft Excel és una aplicació de full de càlcul potent i versàtil, ideal per rastrejar i gestionar tot, des de l'inventari empresarial, fins als pressupostos de petites empreses, fins a l'aptitud personal. Un dels avantatges d’Excel és que podeu configurar fórmules amb antelació que s’actualitzaran automàticament a mesura que introduïu dades noves. Desgraciadament, algunes fórmules són matemàticament impossibles sense les dades necessàries, provocant errors a la taula com ara # DIV / 0 !, #VALUE !, #REF !, i #NAME ?. Tot i que no són necessàriament perjudicials, aquests errors es mostraran al full de càlcul fins que es corregeixin o fins que no s’introdueixin les dades requerides, cosa que pot fer que la taula general sigui menys atractiva i sigui més difícil d’entendre. Per sort, almenys en el cas de les dades que falten, podeu ocultar errors d’Excel amb una mica de ajuda de les funcions IF i ISERROR. A continuació us detallem com fer-ho.
Utilitzem un full de càlcul de seguiment de pèrdues de pes com a exemple del tipus de taula que produiria un error de càlcul (càlcul de percentatge perdut en pes) mentre esperem dades noves (complements posteriors).
El nostre full de càlcul d'exemple espera l'entrada a la columna Pes i, a continuació, actualitza automàticament totes les altres columnes en funció de les dades noves. El problema és que la columna Percentatge perdut es basa en un valor, el Canvi, que no s'ha actualitzat durant les setmanes en què encara no s'ha introduït el pes i es tradueix en un # DIV / 0! error, que indica que la fórmula està intentant dividir per zero. Podem solucionar aquest error de tres maneres:
- Podem eliminar la fórmula de les setmanes en què no s'ha ingressat cap pes i, a continuació, afegir-la manualment de nou cada setmana. Això funcionaria en el nostre exemple perquè el full de càlcul és relativament petit, però no seria ideal en fulls de càlcul més grans i més complicats.
- Es pot calcular el percentatge perdut utilitzant una altra fórmula que no es divideix per zero. Novament, això és possible en el nostre exemple, però pot ser que no sempre depèn del full de càlcul i del conjunt de dades.
- Podem fer servir la funció ISERROR, que quan s’acobla amb una instrucció IF ens permet definir un valor o càlcul alternatiu si el resultat inicial retorna un error. Aquesta és la solució que us mostrarem avui.
La funció ISERROR
Per si mateix, ISERROR prova la cel·la o fórmula designada i retorna "true" si el resultat del càlcul o el valor de la cel·la és un error, i "fals" si no ho és. Podeu utilitzar ISERROR simplement introduint el càlcul o la cel·la entre parèntesis després de la funció. Per exemple:
ISERROR ((B5-B4) / C5)
Si el càlcul de (B5-B4) / C5 retorna un error, ISERROR tornarà "veritable" quan es combina amb una fórmula condicional. Tot i que es pot fer servir de moltes maneres diferents, el seu paper probablement més útil és si es combina amb la funció IF.
La funció IF
La funció IF s’utilitza posant tres proves o valors entre parèntesis separats per comes: IF (valor que s’ha de provar, valor si és cert, valor si és fals). Per exemple:
IF (B5> 100, 0, B5)
A l'exemple anterior, si el valor de la cel·la B5 és superior a 100 (el que significa que la prova és certa), es mostrarà un zero com a valor de la cel·la. Però si B5 és inferior o igual a 100 (el que significa que la prova és falsa), es mostrarà el valor real de B5.
IF i ISERROR Combinats
La manera de combinar les funcions IF i ISERROR és mitjançant ISERROR com a prova d'una declaració IF. Comprovem el nostre full de càlcul de pèrdua de pes. El motiu pel qual la cel·la E6 està tornant un # DIV / 0! error és perquè la seva fórmula està intentant dividir el pes total perdut pel pes de la setmana anterior, que encara no està disponible durant totes les setmanes i que efectivament actua com a prova de dividir per zero.
Però si utilitzem una combinació d’IF i ISERROR, podem dir a Excel que ignori els errors i només introduïu el 0% (o qualsevol valor que vulguem), o simplement completem el càlcul si no hi ha errors. En el nostre exemple, es pot realitzar amb la següent fórmula:
IF (ISERROR (D6 / B5), 0, (D6 / D5))
Amb aquesta funció al seu lloc, podeu copiar-la a les cel·les restants i qualsevol error es substituirà per zeros. Tanmateix, a mesura que introduïu dades noves en el futur, les cel·les afectades s’actualitzaran automàticament als seus valors correctes perquè la condició d’error deixarà de ser certa.
Tingueu en compte que quan intenteu ocultar errors d’Excel, podeu utilitzar gairebé qualsevol valor o fórmula per a les tres variables de la instrucció IF; no ha de ser un nombre zero o complet com en el nostre exemple. Les alternatives inclouen fer referència a una fórmula completament separada o inserir un espai en blanc mitjançant dues cometes ("") com a valor "veritable". Per il·lustrar, la fórmula següent mostrarà un espai en blanc en cas d’error en lloc d’un zero:
IF (ISERROR (D6 / B5), "", (D6 / D5))
Recordeu que les instruccions IF poden arribar a ser llargues i complicades, especialment si s’associa amb ISERROR i que és fàcil de posar entre parèntesis o coma en aquestes situacions. Les versions recents de fórmules de codi de color Excel quan les introduïu per ajudar-vos a fer un seguiment dels valors i dels parèntesis de les cel·les.
