L’altre dia em van fer una pregunta quan vaig mostrar a algú com utilitzar Gmail i no era la primera vegada que ho vaig sentir. La pregunta era "Com puc crear còpies d'esborranys a Gmail perquè no trigui tant a respondre als clients?" En tractar de respondre regularment les preguntes aquí sobre TechJunkie, vaig pensar que es tractava d’un candidat principal.
Consulteu també el nostre article Com demanar Gmail per mida
El que realment es pregunta és més sobre plantilles de correu electrònic que guardar còpies d’un esborrany. Estava mostrant a algú com configurar autoresponsors i etiquetes per al nou correu electrònic empresarial. Volien que els correus electrònics s'enviessin als clients per mantenir-los al límit sense que els administradors el mantinguessin al cap de tot el dia. La resposta és crear plantilles de correu electrònic.
Podeu crear còpies d’aquestes i conservar-les com a esborranys si ho preferiu, però podeu fer molt més amb les plantilles.
Plantilles de correu electrònic
Les plantilles de correu electrònic són una gràcia d’estalvi de tots els propietaris de petites empreses o dels que es troben que diuen les mateixes coses al mateix tipus de missatges de correu electrònic. Les he utilitzat des de que vaig començar els meus propis negocis i m’han estalviat molts centenars d’hores al llarg dels anys.
Les plantilles de correu electrònic també us poden semblar més professionals. Podeu respondre amb més rapidesa i un simple "Gràcies pel vostre correu electrònic, un dels nostres equips us contactarà directament en 24 hores" pot fer que el client se senti valorat. Tenint en compte la facilitat de fer, recomano fer-los servir.
Com puc crear plantilles de correu electrònic a Gmail?
Les plantilles de Gmail truquen a les respostes enllaçades i heu d'activar la funció abans de poder utilitzar-les. Un cop acabat, podeu crear tantes plantilles de correu electrònic com vulgueu.
- Obriu Gmail i inicieu la sessió.
- Seleccioneu la icona del menú de desplaçament a la part superior esquerra i seleccioneu Configuració.
- Seleccioneu la pestanya Labs.
- Commuta les respostes (plantilles) enllaçades a Habilitar.
- Seleccioneu Desa els canvis al final de la pàgina.
Ara la funció està habilitada podem començar a crear plantilles. Això ho fa des de la safata d'entrada de Gmail, per això és cap a on ens dirigim.
- Seleccioneu Com escriu el correu electrònic de la safata d'entrada.
- Creeu el correu electrònic que voleu crear tal com ho faríeu normalment.
- Seleccioneu la fletxa grisa cap avall a la part inferior dreta de la finestra de correu electrònic.
- Seleccioneu Respostes enllaçades i Nova resposta enllaçada.
- Daleu-li un nom significatiu i seleccioneu D'acord per desar.
Un cop hàgiu desat la resposta enllaunada, podeu suprimir l'esborrany amb seguretat.
Quan elaboreu la vostra resposta enllaunada, haureu d’equilibrar el contacte personal amb la força de genèrics que no ofendeu a ningú. Això vol dir deixar les coses com ara els noms i les dates fora del correu electrònic i substituir-lo per escales de temps. O bé podeu afegir aquests tocs personals a mà abans d’enviar-los. Aquest últim és preferible ja que el toc personal crea una relació on es pot construir. No sempre és possible, però haureu de fer servir el vostre judici.
Utilitzant la plantilla de correu electrònic
Ara heu creat la plantilla de correu electrònic o la resposta enllaçada, ha arribat el moment de fer-la servir. Quan rebeu la primera oportunitat d’utilitzar la plantilla, feu això:
- Seleccioneu Respon dins del correu electrònic al qual vulgueu respondre.
- Seleccioneu la fletxa grisa cap avall a la part inferior dreta de la pantalla.
- Seleccioneu Respostes enllaçades i seleccioneu la resposta que heu creat.
- Afegiu dades personalitzades perquè el correu electrònic sigui rellevant.
- Envia.
Podeu fer el mateix fent servir Compose i creant un correu electrònic fresc però trobo el mètode de resposta molt més ràpid.
Utilitzeu la vostra resposta enllaçada com a resposta automàtica per correu electrònic
Un pas més enllà, com es pot configurar una resposta enllaunada com a resposta automàtica a un correu electrònic entrant. Haureu de mantenir la vostra resposta enllaçada de forma genèrica, però és una bona manera de reconèixer les comandes o les consultes i construir una bona relació amb el vostre client.
- Obriu Configuració dins de Gmail i seleccioneu la pestanya Filtres.
- Seleccioneu l’enllaç de text Crea un filtre nou.
- Creeu un criteri per activar el filtre. Probablement sigui únic per a vosaltres, així que seleccioneu alguna cosa que funcioni.
- Seleccioneu Crea un filtre amb aquesta cerca a la part inferior dreta de la finestra.
- Seleccioneu Enviar resposta enllaçada i la resposta que vulgueu utilitzar.
- Seleccioneu Crea un filtre.
Ara, sempre que es compleixin els criteris de filtre, Gmail enviarà la teva resposta enllaçada automàticament. És ideal per a agraïments o actualitzacions i es pot configurar per activar-se de diverses maneres. És impossible per a mi llistar-los tots aquí, però reconeixereu un patró als vostres correus electrònics que podeu utilitzar. Per exemple, tots els correus electrònics envien a la vostra adreça de correu electrònic o qualsevol correu electrònic que conté la paraula "Comanda". Et fas la idea.
