Com incloure automàticament una signatura als correus electrònics de perspectiva

Si afegiu una signatura al vostre missatge de correu electrònic, us donarà un toc de professionalitat. La publicació d’un logotip i les dades de contacte proporcionen una promoció de marca a una correspondència altrament feixuga. Atorga a aquells que vulguin contactar-vos per altres mitjans la possibilitat de fer-ho. La creació i l'ús d'una signatura a Microsoft Outlook és una tasca prou senzilla. Fins i tot podeu crear múltiples signatures personalitzades per convertir-vos en un capritx en funció del vostre públic objectiu.

Tot i això, Outlook només adjuntarà una signatura a missatges de correu electrònic enviats o reenviats recentment. Els correus electrònics que heu enviat abans de crear una signatura encara no seran absents. Per afegir una signatura als missatges més antics, haureu d’anar a la configuració d’Outlook i canviar algunes coses.

La vostra signatura pot incloure text, imatges, la targeta de visita electrònica, un logotip o fins i tot una imatge de la vostra signatura escrita. Podeu configurar Outlook de manera que les signatures s’afegeixin automàticament a tots els missatges sortints o creeu la vostra signatura i l’afegiu als missatges cada cas.

Afegir una signatura a la vostra correspondència de Outlook

Els passos per crear correus electrònics amb una signatura dependran de la versió d'Outlook que utilitzeu actualment. Hi ha un procés per als que utilitzen versions anteriors del programari (2007 - 2010) i un per a les versions més recents (2010+), així com per als usuaris de Microsoft Office 365.

Comencem amb les versions més noves.

Versions d'Outlook 2010+ Incloure Outlook per a 365

Per crear una nova signatura per al correu electrònic d'Outlook:

1. Feu clic per crear un correu electrònic nou.
2. Feu clic a Signatura i després a Signatures a la pestanya "Missatge".
   • Segons la mida de la finestra de l'Outlook i si creeu un missatge de correu electrònic nou, una resposta o un reenviament, la pestanya "Missatge" i el botó Signatura podrien estar en dues ubicacions diferents. Tanmateix, el botó de signatura sol anar acompanyat de fitxer adjunt i adjunció d'elements dins de la secció "Incloure" del menú "Missatge".
3. A la pestanya "Signatura de correu electrònic", just a la casella "Selecciona signatura per editar", seleccioneu Nova i afegiu un nom per a la vostra nova signatura al quadre de diàleg "Nova signatura".
4. Just a sota de "Edita la signatura", escriviu la vostra firma dins de la zona indicada.
   • La finestra us ofereix la possibilitat de canviar tipus de lletra, colors i mides de la font, així com l'alineació del text.
   • Per afegir enllaços i imatges a la vostra signatura de correu electrònic, canviar tipus de lletra i colors i justificar el text, ho podeu fer mitjançant la mini barra de format a "Edita signatura".
   • Fins i tot podeu crear una signatura més robusta amb vinyetes, taules o sanefes, mitjançant Microsoft Word per formatar el text. A continuació, transferiu-la mitjançant una simple còpia ( Ctrl + C ) i enganxeu ( Ctrl + V ) a la signatura al quadre "Edita signatura".
   • També podeu afegir icones i enllaços de les xarxes socials a la vostra signatura que us tocarà més endavant.
5. Una vegada que la signatura es vulgui, seleccioneu les opcions següents a "Tria la signatura predeterminada":
   • Trieu un compte de correu electrònic amb el qual associar la vostra signatura, mitjançant el desplegable "Compte de correu electrònic". Podeu tenir diferents signatures per a cada compte de correu electrònic que feu servir per a Outlook.
   • Per afegir la vostra signatura automàticament a tots els missatges futurs, feu clic al menú desplegable "Nous missatges" i seleccioneu una signatura. Si preferiu no tenir-la configurada com a automàtica per defecte, trieu (cap) . Això farà que cada missatge nou que envieu no tingui cap signatura, inclosos els reenviats i els que us han respost.
   • Per tal que aparegui una signatura als vostres missatges als quals respongueu i reenvieu, feu clic al menú desplegable "Respostes / reenviaments" i seleccioneu una signatura. Això afegirà aquesta signatura automàticament en qualsevol moment que contesteu o reenvieu un correu electrònic. Per no tenir aquest conjunt, escolliu (cap) en canvi.
6. Ara que s’ha acabat, feu clic al botó OK per tornar a desar la vostra signatura i tornar al vostre missatge nou.
   • És important tenir en compte que el missatge actual en què vau crear la signatura no tindrà una signatura al seu lloc. Per algun motiu, la signatura només apareixerà als missatges que segueixen. Haureu d’afegir la signatura manualment si teníeu ganes d’utilitzar-ne una.

Inserció manual d'una signatura

Per al missatge nou que vau iniciar amb la finalitat de crear una signatura o aquells que no vulgueu un joc de signatures automàticament, podeu inserir la signatura manualment.

Per fer-ho:

1. Amb el missatge de correu electrònic obert, feu clic a la pestanya "Missatge" i seleccioneu Signatura .
2. S'obrirà un menú desplegable on es mostren totes les signatures que heu creat. Trieu la signatura que voleu utilitzar de les opcions fent clic sobre ella. Ara apareixerà al missatge actual.

Afegir un logotip o imatge a la vostra signatura

Les marques generalment requereixen logotips. Per afegir una imatge com un logotip o icona de xarxes socials a la vostra signatura:

1. Obriu un missatge de correu electrònic nou i feu clic a la pestanya "Missatge".
2. Feu clic a Signatura i després a Signatures .
3. Trieu la signatura a la qual voleu afegir el logotip o la imatge seleccionant-la al quadre "Selecciona signatura per editar".
4. Feu clic a la icona Afegir imatge, localitzeu la imatge que voleu afegir als fitxers del PC i, a continuació, seleccioneu Insereix .
   • Podeu canviar la mida de la imatge o logotip fent clic amb el botó dret a la imatge i escollint Picture a les opcions del menú. Feu clic a la pestanya "Mida" i utilitzeu les opcions proporcionades per redimensionar la imatge a les vostres especificacions.
   • Per mantenir les proporcions d'imatge, manteniu marcada la casella "Bloquejar l'aspecte".
5. Una vegada que la imatge es redimensiona i estigui llesta per fer-ho, feu clic a D' acord .
6. Seguiu-ho fent clic a Aceptar de nou per desar tots els canvis que heu fet a la vostra signatura.

Microsoft Outlook Versions 2007 - 2010

Per crear una nova signatura mitjançant una versió anterior de Microsoft Outlook:

1. Optar per crear un missatge nou.
2. Feu clic a la pestanya "Missatge" i seleccioneu Signatura a la secció "Incloure".
3. Feu clic a Signatures quan aparegui.
4. A la pestanya "Signatura de correu electrònic", feu clic a Nou .
5. Escriviu un nom per a la vostra signatura i, a continuació, feu clic al botó D' acord .
6. Escriviu el text que voleu incloure a la vostra signatura, al quadre "Edita signatura".
   • Podeu formatar el text ressaltant el text que voleu editar i, a continuació, utilitzant els botons d’estil i format per a les opcions desitjades.
   • En afegir elements addicionals com imatges, hiperenllaços i targetes de visita electrònica, feu clic al lloc on voleu que aparegui l'element i:
     • Targeta de visita electrònica : feu clic al botó Targeta comercial i després feu clic a un dels contactes de la llista "Arxivat com". Feu clic al botó D' acord .
     • Hiperenllaç : feu clic a la icona d’ hiperenllaç i escriviu (o enganxeu) l’URL al qual l’enllaç connectarà el text. Feu clic al botó D' acord .
     • Imatge / imatge : feu clic a la icona Imatge, localitzeu la imatge que voleu penjar a la vostra signatura, seleccioneu-la i, a continuació, feu clic al botó D' acord .
7. Un cop hagueu finalitzat les edicions, feu clic a D'acord per finalitzar la creació de la vostra signatura.
   • El correu electrònic que teniu actualment obert per tal de crear la signatura no l’afegirà automàticament. Haureu de fer-ho manualment.

Afegir la signatura als vostres missatges de correu electrònic

Es poden afegir signatures automàticament o manualment a tots els missatges, respostes i reenviaments de sortida. Només es pot utilitzar una signatura per correu electrònic enviat, de manera que, si decidiu tenir un conjunt de forma automàtica, el millor seria si la signatura estigués dirigida a un públic més ampli.

Per inserir automàticament una signatura al missatge de correu electrònic:

1. Creeu un correu electrònic nou.
2. Dirigiu-vos a la pestanya "Missatge" i feu clic a Signatura situat a la secció Inclou.
3. Feu clic a Signatures quan aparegui.
4. Localitzeu "Trieu signatura predeterminada", feu clic al menú desplegable "Llista de comptes de correu electrònic", trieu un compte de correu electrònic amb el qual vulgueu associar una signatura.
5. Seleccioneu la signatura que vulgueu incloure triant-la a la llista de "Nous missatges".
   • Per a endavant i respostes, per afegir una signatura, trieu una signatura a la llista desplegable "Respostes / reenviaments". Feu clic a (no) si preferiu no deixar la signatura amb la vostra resposta i reenviar els missatges de correu electrònic.
6. Feu clic a D' acord per desar la configuració de la signatura.

Per afegir manualment una signatura al vostre missatge de correu electrònic:

1. Creeu un missatge de correu electrònic nou.
2. Feu clic a la pestanya "Missatge".
3. Feu clic a Firma, que es troba a la secció "Inclou".
4. Trieu la signatura que voleu inserir fent clic sobre ella directament.

La signatura ara apareixerà al missatge sortint. Si heu triat de forma incorrecta o voleu suprimir la signatura que heu afegit, ressalteu la signatura al missatge i feu clic a Elimina (o Backspace ) del vostre teclat.

Ús d’un compte de Microsoft Office 365 amb Outlook.com

Per a aquells que utilitzin Outlook al web amb un compte de Microsoft Office 365, haureu de crear una signatura en tots dos productes.

Per crear i utilitzar signatures de correu electrònic a l'Outlook al web:

1. Inicieu la sessió al vostre compte de Outlook.com i obriu la vostra configuració fent clic a la icona de la roda dentada a la part superior de la pàgina.
2. Feu clic a Correu i, a continuació, Redacta i respon .
3. Escriviu la vostra signatura a l’àrea de signatura de correu electrònic.
   • Podeu utilitzar les opcions de format proporcionades per modificar l’aspecte de la vostra signatura al vostre gust.
   • Només podeu tenir una signatura per compte.
   • Perquè la signatura aparegui automàticament de manera predeterminada per a tots els missatges futurs, poseu una marca de selecció al quadre "Inclou automàticament la meva signatura en els missatges nous que composo". Això fa que tots els futurs correus electrònics compostos tinguin la vostra signatura a la part inferior.
   • Els reenviaments i les respostes necessitaran una marca de selecció a la casella "Incloure automàticament la meva signatura als missatges que reenvio o respondre a".
   • En no comprovar cap d'aquestes opcions, haureu d'afegir manualment la vostra signatura a tots els missatges de correu electrònic que escriviu.
4. En acabar les edicions, feu clic a Desa .

Per afegir la vostra signatura manualment:

1. A la bústia de correu, escolliu Nou missatge.
2. Redacteu el missatge completament i feu clic a la icona de tres punts.
3. A partir d’aquí, trieu Insereix signatura .
4. Un cop el missatge estigui a punt per sortir, feu clic al botó Enviar .