Fer un seguiment dels vostres números de factura pot ser molt important. Tots els números de la factura són consecutius, de manera que intentar introduir-los manualment té la possibilitat d’error humà, proporcionant resultats menys que òptims. No sempre és fàcil recordar el següent número de la seqüència, sobretot quan els números comencen a pujar. Oblidant el número anterior, podríeu acabar amb una mica de superposició al vostre full de càlcul d’Excel, que pot provocar estralls a la línia inferior.
Consulteu també el nostre article Com esborrar totes les columnes en blanc de Microsoft Excel
Ja és prou difícil recordar on heu deixat les tecles o treure alguna cosa del congelador per sopar, encara no cal prou memòria. En canvi, potser serà millor que Excel generi automàticament els números de la factura.
"Això seria molt útil. I què he de fer? "
Pel que sé, hi ha dos mètodes en què podeu tenir els números de factura generats automàticament a Excel. Aquest article us explicarà ambdues coses per assegurar-vos que podeu evitar que es superposin les factures i que ja no hagueu de discutir el número que ve.
Generació automàtica de factures per a Excel
Com s'ha esmentat, hi ha dues maneres d'afegir els números de la factura automàticament a un full de càlcul o llibre de treball d'Excel. El primer és utilitzar una fórmula dins de VBA (Visual Basic per a aplicacions) per generar números de factura per a un sol quadern de treball. El segon mètode és utilitzar Kutools per a la funció d’Inserció de números de seqüència d’Excel. Aquesta opció us permetrà generar números de factura en diversos fulls de càlcul i quaderns de treball.
Mètode 1: Generador automàtic de números de factura que usa Visual Basic per a aplicacions
Començar:
Podeu crear un quadern de treball nou o obrir un quadern de treball existent que voleu utilitzar per a la generació automàtica de números de factura.
Localitzeu i ressalteu una cel·la en blanc (feu clic amb el botó esquerre) i introduïu el primer número que s’utilitzarà com a número inicial de tots els vostres números de factura. Podeu triar una cosa com 00000 o 10000 com a punt de partida. Per exemple, utilitzarem 00000 i es col·locarà a la cel·la C3.
Premeu Alt + F11 per obrir el quadre de diàleg de Microsoft Visual Basic per a aplicacions. Amplieu el vostre llibre de treball actual (VBAProject, es pot mostrar com a Llibre 1 si és nou) i feu doble clic en ThisWorkbook.
Podeu escriure el codi següent o simplement copiar i enganxar (ressalteu el codi i premeu Ctrl + C i, a continuació, feu clic amb el botó esquerre a la finestra i premeu Ctrl + V ) el codi a la finestra d’obertura.
VBA: Generador de números de veu
| 1 2 3 | Quadern de treball privat_Open () Range ("C3"). Valor = Range ("C3"). Valor + 1 Final Sub |
El "C3" serà la cel·la en la qual heu introduït el vostre número de factura inicial. Assegureu-vos de canviar-lo dins del codi abans d’enganxar-lo a la finestra.
Les següents fórmules següents us permetran verificar els vostres números de factura. Poden ser una mica difícils de recordar de forma directa, però sempre es poden desar com a entrada de text automàtic si cal tornar-los a utilitzar més endavant.
| No. | Fórmula | Números de factura |
| 1 | = "CompanyName" i TEXT (AVUI (), "yymmdd") i C3 | Nom de l'empresa14120910000 |
| 2 | = "CompanyName" i TEXT (AVUI (), "0") i C3 | Nom de l'empresa4198210000 |
| 3 | = "Nom de l'empresa" i TEXT (ARA (), "MMDDHHMMSS") i C3 | Nom de l'empresa120909581910000 |
| 4 | = "Nom de l'empresa" i TEXT (ARA (), "0") i C3 | Nom de l'empresa4198210000 |
| 5 | = "Nom de l'empresa" i RANDBETWEEN (100000.999999) i C3 | Nom de l'empresa44868510000 |
Recordeu que el C3 de la fórmula és la cel·la en la qual heu dipositat el número de factura inicial. El "Nom d'empresa" es reserva per al text que vulgueu mostrar als vostres números de factura. Canvieu-lo pel que més us convingui.
Voleu col·locar la fórmula en una cel·la per a la generació automàtica de factures. No és la mateixa cel·la en la qual teniu el número de factura inicial, sinó la cel·la especificada per als resultats. Un cop editada la fórmula per adaptar-se a les vostres necessitats, podeu copiar-la i enganxar-la a la cel·la i prémer Enter per rebre el número de la factura.
Un cop hàgiu acabat, assegureu-vos de desar el llibre de treball actual. Per fer-ho, feu clic a Fitxer i, a continuació, Desa (o Desa com si es presentés un fitxer nou o amb un nom diferent). Introduïu el nom del llibre de treball i assegureu-vos que el quadre Desa com a tipus estigui establert a Llibre de treball amb capacitació macro Excel (* .xlsm). Trieu on es desarà i feu clic al botó Desa .
Cada vegada que obriu el quadern de treball del Generador de número de factura, el número de la factura serà un nombre superior a la darrera vegada. Només heu de guardar el llibre abans de tancar-lo cada vegada que el treball es perdi.
Mètode 2: afegir número de factura mitjançant Kutools per a Excel
Aquells que necessiteu una forma de generar números de factura per a diversos quaderns de treball trobaran aquestes necessitats satisfetes en l'ús de Kutools. El primer mètode tractat està dissenyat per a un sol full de càlcul o llibre de treball i té la lamentable possibilitat de superposar-se quan oblideu guardar. Kutools per a Excel ofereix una solució per a tots dos problemes i molt més.
Començar:
Igual que abans, ressalta i selecciona la cel·la per al número de factura. Haureu de fer clic a Kutools, seguit d’ Inserir i, finalment, d’ Inserir el número de seqüència .
Quan apareix el quadre de diàleg Insereix número de seqüència, feu clic al botó Nou . Es mostrarà una finestra d'edició del número de seqüència:
- Introduïu un nom al quadre de nom Seqüència per tal de titular el nou número de seqüència de la factura.
- Al quadre Increment, poseu un 1 .
- Escriviu el nom de la vostra empresa o un altre text que voldreu veure al començament dels resultats del vostre número de factura, al quadre Prefix (opcional) .
- Podeu escriure el número inicial de tots els vostres futurs números de factura al quadre Inici del número. El número pot ser qualsevol cosa que desitgeu, però el millor és mantenir-lo senzill. 00000 o 10000 ja n’hi hauria. Si voleu mantenir els nombres petits, només podeu fer servir un sol dígit com el 0 o el 1.
- Podeu especificar el nombre de dígits que tindran els vostres números de la factura si introduïu un número al quadre Núm. De dígits. No us podeu equivocar amb 5 o 6.
- Finalitzeu el procés fent clic al botó Afegeix .
Mentre es mantingui seleccionat el Sequence recent creat, feu clic a Rangeu d'emplenament i, després, feu clic al botó Tanca per sortir. Ara, independentment del quadern de treball que utilitzeu la característica Insertar el número de seqüència, es generarà automàticament un número de factura amb cada número superior al de l'últim.
