En un entorn laboral, és imprescindible que mantingueu una safata d'entrada organitzada per mantenir l'eficiència. Una safata d'entrada embolicada pot resultar un dolor força gran, sobretot quan us veieu obligats a desplaçar-vos per muntanyes de correus electrònics més antics que potser no necessiteu. Al mateix temps, els correus electrònics antics podrien haver servit per a un propòsit, però des d’aleshores s’han convertit en obstacles addicionals a l’hora de buscar un correu electrònic específic.
Consulteu també el nostre article Com crear un àlies de Gmail
"La meva safata d'entrada és un desastre. Tinc correus electrònics de fa més de dos anys. Realment necessito situar-me en això. "
Per evitar molt consum de temps, no recomanaria intentar suprimir tots els correus electrònics anteriors manualment. En canvi, gràcies a l’ajuda de filtres, podreu desfer-vos d’aquests correus molt més ràpidament. Creant un filtre, podeu suprimir missatges antics en funció del termini de temps especificat. L’únic problema que puc veure amb l’ús de filtres és que només s’apliquen als missatges recentment rebuts. Podeu aplicar filtres en el futur per assegurar-vos que la acumulació no es produeix per segona vegada, però, i els correus electrònics que omplen la vostra safata d'entrada ara?
Elimina automàticament els correus electrònics de Gmail
Hi ha algunes coses per aprofundir a l’hora d’escoltar-se d’aquells més antics, que ja no són necessaris els correus electrònics que afecten la safata d’entrada de Gmail. Examinaré com configurar els vostres filtres, aplicar-los per a usos futurs i com eliminar els missatges de correu electrònic antics actuals mitjançant el complement de Gmail, Email Studio.
Configuració dels filtres
En primer lloc, configurem els filtres .
Començar:
- Inicieu la sessió al vostre compte de Gmail amb les credencials necessàries.
- Localitza la icona Cog / Gear. Aquest és el menú Configuració de Gmail i es troba a l'extrem superior dret de la finestra. Feu clic a aquesta icona i seleccioneu Configuració al menú desplegable.
- Feu clic a la pestanya "Filtres" i després feu clic a Crea un filtre nou .
- Al quadre d'introducció "Té les paraules", escriviu el següent: old_than: x on "x" és el marc de temps dels missatges que voleu suprimir. Aquest serà un número seguit d’una lletra. Les lletres que es mostren a continuació corresponen al marc de temps. Haureu d’utilitzar “d” durant dies, “w” durant setmanes i “m” durant mesos. Un exemple seria old_than: 3d si voleu suprimir correus electrònics majors de tres dies.
- A continuació, feu clic a Crea el filtre amb aquest botó de cerca .
- Ompliu les caselles etiquetades "Suprimeix-lo" i "Apliqueu també filtre" amb una marca de verificació fent clic sobre elles.
- Finalment, feu clic a Crea un filtre per donar testimoni de tots els vostres correus electrònics, en funció de la data que acabeu de desplaçar de la safata d'entrada a la vostra carpeta de paperera.
Quan els missatges se suprimeixen a Gmail, no desapareixen a l'instant de l'existència. En lloc d'això, podeu trobar-los a la carpeta de la paperera. Això vol dir que aquests correus electrònics encara comptaran amb la capacitat de dades general. Per eliminar-los en la seva totalitat, podeu esperar a que Gmail els esborri automàticament al cap de 30 dies o si les elimineu. Per realitzar aquesta última opció, feu clic a la carpeta Paperera i, a continuació, feu clic a l’enllaç Buida la paperera ara .
Filtre per a la futura eliminació (reaplicació)
El títol d'aquest article tracta sobre l'eliminació automàtica. Malauradament, els filtres no es poden activar automàticament. Haureu de tornar enrere i aplicar el filtre a la safata d'entrada actual.
Per tornar a aplicar un filtre:
- Torneu a la vostra configuració fent clic a la icona de canya / engranatge situada a la part superior dreta de la finestra de Gmail i seleccioneu Configuració al menú desplegable.
- Feu clic a la pestanya "Filtres".
- Com que ja heu creat un filtre anteriorment, podeu fer clic a Edita, situat al costat d'aquest filtre. Si anteriorment heu creat diversos filtres, podeu trobar fàcilment el que desitgeu, ja que es mostraran els criteris per a cada filtre.
- Feu clic a Continuar a la secció que apareix amb els criteris de cerca. Serà una pantalla similar a la que va aparèixer quan configureu el filtre original.
- Torneu a aplicar una marca de verificació a la casella del costat de "Aplica també filtre a."
- Aquesta vegada, per activar el filtre, feu clic a Actualitza el filtre . Tots els vostres correus electrònics anteriors, establerts en el període de temps especificat, seran enviats a la carpeta de la paperera .
Email Studio
Email Studio inclou una funció característica que eliminarà automàticament tots els vostres correus electrònics d’un remitent especificat o dels ubicats en una carpeta específica. La funció de Purgació automàtica integrada ajudarà a mantenir la vostra bústia de Gmail molt més organitzada que condueix a un entorn de treball més eficient.
Amb Email Studio, podeu arxivar i aplicar “Marca com a llegit” a tots els correus electrònics que hi ha actualment a la safata d'entrada que hi han estat durant més de tres mesos. També et permet eliminar de forma permanent tots els correus electrònics de les carpetes d’ escombraries i correu brossa després de dos dies. Com a bonus addicional, la Purga automàtica inclou una funció de baixa de subscripció de correu electrònic que us pot ajudar a eliminar fàcilment la vostra adreça de correu electrònic de qualsevol d'aquestes llistes de correu electrònic. També hi pot haver molt més el complement, però crec que els que ja hem esmentat ressalten exactament el que necessitem per a aquest article.
El paquet bàsic és gratuït d’utilitzar, però per obtenir el màxim rendiment del producte, s’ofereix una versió premium a un preu anual de 29 dòlars. L’actualització us permetrà crear diversos conjunts de regles de purga i inclou un planificador de correu electrònic, un reenviador i un resposta automàtica.
Configuració i habilitació automàtica automàtica a Gmail
Bviament, el primer que heu de fer és descarregar i instal·lar el complement de Email Studio. Un cop aconseguit això, podreu veure la icona de l'Estudi de correu electrònic desactivat a la barra lateral dreta quan obriu qualsevol dels missatges de correu electrònic de Gmail.
Per utilitzar-lo:
- Obriu el complement de Email Studio i inicieu la sessió mitjançant el vostre compte de Gmail.
- Veureu una llista d’opcions. Entre aquestes opcions, trieu l'eina "Neteja de correu electrònic".
- A continuació, feu clic a Afegeix una nova regla per configurar una regla (com ara la que heu fet amb els filtres ).
- Hi ha dues parts per configurar una regla: haureu d'especificar una condició i una acció. Penseu “causa i efecte”. L’acció s’activarà un cop complerta la condició especificada.
- Per definir una condició, podreu utilitzar paràmetres de cerca avançada dins de Gmail, com ara nou_than o bé : adjunt o major_than . Utilitzeu-los per ajudar-vos a trobar la concordança exacta amb els correus electrònics de Gmail que vulgueu arxivar, enviar a la paperera o traslladar-vos a una altra carpeta.
- Un cop creada una regla, feu clic al botó Desa . Email Studio ara funcionarà en segon pla, realitzant una comprovació d’execució cada hora que realitza l’acció especificada quan un correu electrònic compleix les condicions associades. No hauràs de fer res manualment.
