El BCCing és molt útil per fer un seguiment dels correus electrònics. Si preferiu tenir un correu electrònic que vau enviar a la safata d’entrada, normalment amb el propòsit de fer-ne el seguiment, afegir la vostra pròpia adreça de correu electrònic ja que BCC és l’opció correcta. Tot i això, les persones sovint passen per alt això quan envien un correu electrònic important, cosa que els oblida el seguiment. Això pot conduir fàcilment a problemes a la línia de baix.
Afortunadament, hi ha una manera de fer-vos automàticament BCC sempre que envieu un correu electrònic, que és una manera segura d’assegurar-vos que feu un seguiment de tots els missatges de correu electrònic. Tanmateix, l'activació de BCCing automàtic no és realment senzilla. Es tracta de crear una regla a Outlook.
Gestionar regles i alertes
L’auto BCC i CC és una cosa important a Outlook. Tot i que haureu de descarregar un nou complement per al vostre compte de correu electrònic basat en el navegador per aconseguir-ho, Microsoft Outlook us permet crear una regla. La funció de regles es troba a l’opció del menú Administrar regles i alertes a la part mitjana superior de la pantalla, a la pestanya Inici, a la icona Regles .
Feu clic a Gestiona les regles i les alertes i veureu una nova finestra que us ofereix l'opció de crear una nova regla. Feu clic a Nova regla a l'extrem superior esquerre d'aquesta finestra. Veureu 3 categories: Mantenir-se organitzat, mantenir-se al dia i començar a partir d’una regla en blanc . Seleccioneu Aplica una regla als missatges que envio a la secció Inici des d'una categoria de regla en blanc .
Condicions
A la finestra de l'assistent de regles, podeu triar quins correus electrònics us enviaran com a BCC. Per exemple, comprovant paraules específiques de les opcions de l'assumpte, creeu la regla de BCC automàtica per als correus electrònics amb algunes paraules que esmenteu.
En ser el que envia el correu electrònic, podeu utilitzar aquesta opció intel·ligent per ordenar automàticament els vostres correus. Podeu afegir la paraula “Seguiment” a la llista de paraules específiques i marcar els correus electrònics que calgui fer seguiment amb aquesta paraula.
També hi ha moltes altres condicions interessants que podeu configurar per als vostres correus electrònics. Si voleu que tots els correus electrònics que envieu es desin a la safata d'entrada com a BCC, només cal que feu clic a Següent sense marcar cap cas.
Excepcions
Les excepcions són essencialment les oposades a les condicions aquí. Com probablement heu endevinat, aquí és on esbossen les situacions en què no voleu incloure-vos com a BCC. Podeu seguir el mateix exemple des de dalt i fer servir l' excepció si el subjecte conté paraules específiques per afegir una excepció. En aquest exemple, podeu utilitzar la comanda "no seguiment", però això pot generar un desordenament i fins i tot un error, ja que les paraules de seguiment ja formen part de les vostres condicions.
Potser us resultarà millor, tret que s'enviï a persones o a grups públics o a excepció si s'assigna a qualsevol excepció de categoria .
Accions
Aquí és on "programa" les accions que s'aplica aquesta regla. És a dir, és aquí on trieu què passa amb els correus electrònics que heu establert les condicions. Voleu assegurar-vos que un correu electrònic enviat per vosaltres mateixos acabi a la safata d’entrada, però, malauradament, no existeix una automatització directa de comandaments BCC aquí. Això no vol dir que no es pugui imitar un BCC.
Primer de tot, seleccioneu Cc el missatge a les persones o al grup públic al pas Accions de l'assistent de regles. Ara, feu clic a persones o a grups públics i introduïu la vostra adreça de correu electrònic. Així us assegureu que el correu electrònic que envieu que compleix les condicions establertes acabarà a la safata d'entrada. Si no voleu que la vostra adreça de correu electrònic aparegui públicament als correus electrònics que envieu, comproveu l'opció Desplaçar una còpia a la carpeta especificada al primer pas, feu clic a l'enllaç Carpeta especificada i seleccioneu la vostra safata d'entrada.
BCC a la safata d'entrada
El fet d’agafar el vostre correu electrònic per adaptar-vos a les vostres necessitats us oferirà un avantatge enorme en la vostra feina. Comproveu que la vostra safata d'entrada estigui ben ordenada i que la bona organització és essencial en qualsevol línia de treball. Per descomptat, l'Assistent per a regles d'Outlook té més casos d'ús que la configuració d'un BCC automàtic. Tanmateix, és fonamental planificar les coses i assegurar-se que les excepcions i condicions no es superposen i que englobin els tipus adequats de correu electrònic.
Les normes de BCC automàtiques ben elaborades us poden ajudar molt a ordenar la safata d’entrada. Tanmateix, si ho fas malament, potser inundaràs la teva safata d'entrada i crearàs un problema encara més gran que el que vols proposar resoldre.
Feu servir BCC automàtic a Outlook? Com ho vau establir? Quines excepcions i condicions utilitzeu i quines altres regles heu creat?
