El significat d’aquests dos termes pot ser evident per a tothom quan vam començar a utilitzar el correu electrònic, però avui en dia són força antiguats. Tant CC com BCC són maneres d’enviar còpies del mateix correu electrònic a diversos destinataris. CC significa “Carbon Copy” i BCC significa “Copy Blind Carbon”. La diferència entre tots dos és que cada destinatari pot veure les adreces que afegiu al camp CC, mentre que les del camp BCC no són visibles per a cap.
Consulteu també el nostre article Els millors proveïdors de serveis de correu electrònic gratuïts
Els tres camps receptors
És igualment fàcil afegir adreces de correu electrònic de la gent a qualsevol d'aquests camps. Però sempre heu de considerar qui necessita rebre un correu electrònic en concret i com. Això depèn de coses com les relacions, l’organització per a la qual treballes, la seva cultura i la ubicació.
La gent sol utilitzar aquests camps de manera inadequada. Això fa que un propòsit de correu electrònic sigui menys complet per a qui el rep. Però si les utilitzeu correctament, pot ajudar els vostres destinataris a saber si la lectura del vostre correu electrònic ha d’estar entre les seves prioritats o no.
Podeu escriure adreces als tres camps següents:
To - Els destinataris d’aquest camp són el públic principal del missatge.
CC : aquests destinataris rebran una còpia del missatge, per la qual cosa és gairebé el mateix que afegir persones al camp Per a.
BCC - L’emissor pot informar discretament a d’altres persones de la comunicació que es va produir. Ningú més implicat veurà les seves adreces.
Les persones també utilitzen BCC quan no volen confondre els altres amb una llarga adreça llarga. A més, és una bona opció quan els destinataris no s’han de conèixer necessàriament. També és important tenir en compte que ni els de CC ni BCC veuran cap de les respostes dels altres destinataris.
Com utilitzar el camp To
Si voleu arribar a vuit persones, podeu posar una adreça al camp Per a i les set restants al camp CC. Però també podeu col·locar-les en el camp To. No fa molta diferència, ja que tots rebran el mateix correu electrònic. També podran veure la resta de destinataris.
Tanmateix, les coses són una mica diferents si es practica una etiqueta de correu electrònic adequada. Si és així, només heu d’afegir els destinataris que estiguin afectats directament pel vostre missatge. Per tant, si voleu demanar a determinats individus que facin algun tipus d’acció, poseu-los al camp Per a. Els noms de l'adreça de qui hi col·loqueu s'han d'incloure al començament del correu electrònic. Alguna cosa senzill com "Estimades Andrea, Samantha i John" haurien de ser suficients.
En resum, utilitzeu el camp Per dirigir-vos a aquells que vulgueu instar a emprendre una acció.
Com utilitzar el camp CC
Quan col·loqueu adreces al camp CC, la llista que creeu serà visible per a tots els destinataris. La funció principal del camp CC és fer saber als altres destinataris que aquesta comunicació concreta s'està fent. Incloure una adreça en aquest camp, és com dir "només per a informació". En aquest cas, només haureu d’esperar una resposta “bona per conèixer” dels destinataris.
A més, les persones també fan referència a CC com a "Còpia de cortesia".
Com utilitzar el camp BCC
Cap dels destinataris que es mostren al camp BCC no el veu cap destinatari als camps A i CC. Si voleu que algú vegi el contingut del correu electrònic però no prengui mesures, afegiu la seva adreça a BCC. També és una bona opció per utilitzar quan voleu compartir la mateixa informació amb un grup de persones alhora, però no voleu que cap d'ells vegi qui més la rep.
El camp BCC també és molt útil en situacions o arguments delicats. És una manera secreta de deixar que algú altre escolti sense que el destinatari ho sàpiga. Per exemple, podeu afegir l’adreça del vostre gestor al camp BCC quan un client sol·licita un reemborsament.
Com s'utilitza el botó de resposta tot
Si ets el destinatari d’un correu electrònic i vols respondre al seu remitent, tens dues opcions: Respon i respon a totes. El botó Resposta us permet respondre directament al remitent de manera que cap altre destinatari pugui veure el vostre missatge. També hi ha el botó Respon a tot, que envia automàticament la vostra resposta a tots els destinataris les adreces dels quals es troben als camps A i CC.
Tot i que sigui convenient, el botó Respon a tot no sempre és una bona opció. Només heu d'utilitzar-lo quan sigui important que tots els destinataris rebin el vostre missatge.
La majoria dels usuaris fan clic o toquen aquest botó sense adonar-se’n. Això pot resultar força molest per als destinataris que no estiguin interessats en la vostra resposta. Fer clic sobre aquest botó per accident també pot ser molt incòmode, sobretot si compartiu informació personal amb l’enviador i no voleu que els altres participants la puguin llegir. Ser conscient de com utilitzeu aquesta funció us pot estalviar molta frustració per a tots els implicats.
Feu servir el botó Respon a tot només quan sigui completament necessari que l’autor original i tots els altres de la llista de destinataris vegin la vostra resposta. En són un bon exemple els debats en grup sobre els projectes de treball.
No utilitzeu l’opció Respondre tot quan:
- Hi ha almenys un destinatari que no ha de veure la vostra resposta
- El vostre missatge és quelcom molt senzill, com ara "Tot bé" o "Gràcies!"
Coses a tenir en compte
No oblideu sempre fer un seguiment de qui envia un correu electrònic i per què. Utilitzeu atentament els camps To, CC i BCC i la vostra etiqueta de correu electrònic millorarà molt.
També heu de fer un seguiment de si sou un destinatari (A) o si rebeu una còpia de carboni (CC). D’aquesta manera, podeu decidir si el correu electrònic requereix la vostra atenció immediata o no.
Quan responeu correus electrònics, sempre és millor enviar una resposta estàndard i afegir els destinataris addicionals de forma manual. També podeu copiar les seves adreces des del correu electrònic original per facilitar-lo. Però, en qualsevol cas, assegureu-vos de comprovar dues vegades la llista de destinataris abans de prémer “Enviar”.
